Nieuw seizoen, nieuwe UBO-regels – update UBO FAQ

• De 25%-drempel op de helling? – De eerste categorie van UBO’s in een vennootschap zijn natuurlijke personen met “een toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang”. De antitwitwaswet verduidelijkt zelf dat een percentage van meer dan 25% geldt als “indicatie” van een toereikend belang.

  De FAQ interpreteert de “indicatie” nu zo dat een percentage van méér dan 25% altijd een UBO oplevert – dus geen uitzonderingen als er een andere aandeelhouder nog een groter percentage zou hebben – maar dat het omgekeerd wel kan dat een natuurlijk persoon met minder dan de drempelwaarde toch een UBO is van de vennootschap. Het is dus aan het bestuursorgaan van de vennootschap om actief te onderzoeken, ook voor personen die onder de drempel vallen, of ze toch omwille van hun aandeel in het kapitaal of eigendomsbelang gezien kunnen worden als uiteindelijke eigenaar van de vennootschap.

• Het hoger leidinggevend personeel op groepsniveau? – De derde categorie van UBO’s van een vennootschap, de restcategorie die enkel gebruikt mag worden wanneer er geen UBO’s zijn in de eerste of tweede categorie, betreft de natuurlijke personen die behoren tot het hoger leidinggevend personeel.

  Indien een vennootschap deel uitmaakt van een groep van vennootschappen en er geen categorie 1- of 2-UBO’s zijn, interpreteert de FAQ de UBO-wetgeving zo dat het hoger leidinggevend personeel dat de UBO is van de vennootschap, niet het hoger leidinggevend personeel is van de vennootschap zelf, maar wel het hoger leidinggevend personeel op het niveau van de moedervennootschap die een voldoende percentage aandelen of stemrechten in de onderliggende vennootschap bezit of de onderliggende vennootschap controleert volgens de berekeningsmethode die worden gehanteerd in de andere categorieën.

  Het lijkt er dus op dat de categorie 1-UBO moet worden gezocht, maar dan zonder dat die categorie 1-UBO ook een natuurlijke persoon moet zijn. Van die “UBO” (die er geen is, want geen natuurlijke persoon) moet dan het hoger leidinggevend personeel worden geregistreerd als UBO van de onderliggende vennootschap.

• Negatief bewijs? – Sinds de recente update van de werkingsmodaliteiten van het UBO-register in het Koninklijke besluit (waarover u onze nieuwsbrief hier kan vinden), is het ook vereist om bewijsstukken te uploaden bij de UBO-registratie om aan te tonen dat de geregistreerde info adequaat, nauwkeurig en actueel is. Ook die vereiste wordt nu geïnterpreteerd door de administratie.

  Voornamelijk voor de hoger vermelde derde categorie van het hoger leidinggevend personeel, is de interpretatie verregaand: naast de identificatiegegevens en de (hogere leidinggevende) rol die de betrokken personen hebben, moet ook worden aangetoond dat er geen UBO’s in de eerste twee categorieën zijn of dat zij niet gevonden konden geïdentificeerd. Dat laatste is niet eenvoudig, aangezien het in grote mate om een negatief bewijs gaat. Het is aangewezen om per concreet geval de situatie te beoordelen en te bekijken welke stukken er voorhanden zijn. De FAQ bevat ook een “aanbeveling” om “in het veld "Opmerking" van het online platform de redenen aan te geven waarom deze categorie is geselecteerd”.

  Een verdere aanvulling op de eerdere voorbeelden van bewijsstukken op de website van het UBO-register, is dat ook uittreksels uit buitenlandse handelsregisters kunnen worden aangewend als bewijsstuk.

  Van iedere UBO die geen Belgisch rijksregisternummer of bis-nummer heeft, moet bovendien een kopie van het identiteitsbewijs worden toegevoegd.

  De administratie “interpreteert” de wetgeving zelfs zo dat bewijsstukken die niet zijn opgesteld in een van de landstalen of het Engels, moeten worden vertaald. Ze gaat wel niet zo ver dat het ook om een beëdigde vertaling moet gaan.

  De deadline om dit in orde te brengen, is opgeschoven van 30 april 2021 naar 31 augustus 2021.

• Varia – Tot slot bevat de FAQ ook nog enkele administratieve preciseringen, zoals bijvoorbeeld met welk uniek identificatienummer niet-Belgen in het UBO-register moeten worden geregistreerd; welke documenten een apostille nodig hebben om te dienen als bewijsstuk; op welke gereglementeerde markten de aandelen van een beursgenoteerde vennootschap moeten noteren om in aanmerking te komen voor de uitzondering voor beursgenoteerde vennootschappen; enz.

UBO compliance in België is een moving target. Het wettelijke kader is in een bepaalde mate voor interpretatie vatbaar, maar het is ook niet onlogisch dat er een zekere beoordelingsruimte is in een dergelijke omvattende oefening die van de grootste tot de kleinste rechtspersoon de uiteenlopende beslissings- en eigendomsstructuren moet vatten. Ook met deze FAQ is zeker nog niet alle ruimte voor interpretatie of beoordelingsmarge weggenomen. Stof voor een volgende FAQ dus.