Update van de werkingsmodaliteiten van het UBO-register

Een recent Koninklijk Besluit sleutelde aan de werkingsmodaliteiten van het UBO-register (het KB vindt u hier, de gecoördineerde versie van het KB betreffende de werkingsmodaliteiten van het UBO-register hier). We gaan hieronder in op de belangrijkste wijzigingen met een focus op vennootschappen:

• Een belangrijke wijziging voor de registraties is, zoals hierboven al aangegeven, dat de registratieplichtige entiteiten vanaf nu ook een bewijsstuk zullen moeten uploaden bij de registratie waaruit blijkt dat de informatie die ze hebben geregistreerd met betrekking tot de uiteindelijk begunstigde “adequaat, nauwkeurig en actueel” is.

De website van de FOD Financiën geeft alvast inspiratie welke documenten daarvoor in aanmerking zouden kunnen komen: “Die documenten kunnen, afhankelijk van het specifieke geval te bepalen door de informatieplichtige, een kopie van het aandelenregister, de statuten van de vennootschap, (i)vzw, trust of gelijkaardige juridische constructie, een aandeelhoudersovereenkomst, notariële akte of elk ander document (gelegaliseerd als afkomstig uit een derde land) zijn.”

De geüploade documenten zijn enkel toegankelijk voor de bevoegde autoriteiten. Net zoals bijvoorbeeld de voornaam van de UBO’s, zouden de leden van de bevolking tot deze informatie dus geen toegang hebben. Ook de aan de antiwitwaswetgeving onderworpen entiteiten (vb. banken) zullen geen toegang krijgen tot de documenten.

Hoewel de wijzigingen aan het KB reeds op 11 oktober 2020 in werking zijn getreden, vermeldt de website van de FOD Financiën dat de entiteiten die hun UBO reeds voor 11 oktober hadden geregistreerd, tot 30 april 2021 krijgen om de documenten toe te voegen. Entiteiten die na 11 oktober 2020 de registratie in orde brengen moeten de bewijsstukken onmiddellijk opladen bij de registratie (bij gebreke waaraan de registratie technisch niet kan worden afgerond).

• Waar de leden van de bevolking voordien enkel toegang konden krijgen tot de informatie over de actuele UBO van de registratieplichtige entiteiten op het ogenblik van de raadpleging, zullen zij voortaan ook toegang krijgen tot de historiek van de wijzigingen ervan.

• Een andere wijziging bestaat er in dat in geval van een onrechtstreekse UBO (d.i. een natuurlijke persoon die een toereikend percentage van de aandelen aanhoudt via (een) andere vennootschap(pen)), ook alle intermediaire entiteiten moeten worden geregistreerd. In de praktijk kon dat reeds op het IT-platform en moest het ook reeds zo volgens de handleidingen die de overheid ter beschikking heeft gesteld. Dit wordt nu dus ook bevestigd in het KB.

• Tot slot bevestigt het verslag aan de Koning bij het nieuwe KB dat entiteiten hun UBO’s in de praktijk énkel kunnen registreren indien zij ook in de Kruispuntbank voor Ondernemingen zijn ingeschreven, aangezien een registratie technisch gezien enkel kan plaatsvinden via het unieke identificatienummer dat wordt toegekend volgend op de inschrijving in de KBO.

Het KB zelf bevestigt de noodzaak van een inschrijving in de KBO expliciet voor (buitenlandse) trusts, fiduciebeheerders en gelijkaardige constructies.

Ook voor maatschappen is dit van belang: zij zijn verplicht hun UBO’s te registreren en dus bijgevolg ook om zich in te schrijven in de KBO. Aangezien de toegang tot het UBO-register om de registratie uit te voeren technisch gezien gekoppeld is aan een inschrijving van een natuurlijke persoon als functiehouder van de betrokken entiteit in de KBO, is het o.i. dus ook impliciet verplicht om bij de inschrijving in de KBO minstens één functiehouder te laten opnemen.

Indien u meer informatie wenst over het UBO-register en de werking daarvan, kan u steeds contact opnemen met Sophie Deckers (auteur) en Gwen Bevers (celhoofd), of onze eerdere nieuwsbrieven omtrent het UBO-register raadplegen.