À nouvelle saison, nouvelles règles UBO – mise à jour FAQ : registre UBO

Nous vous en expliquons quelques modifications ci-dessous.

• Le seuil de 25% est-il remis en cause ? – La première catégorie d'UBO dans une société est celle des personnes physiques qui possèdent « un pourcentage suffisant de droits de vote ou une participation suffisante dans son capital ». La loi anti-blanchiment précise elle-même qu'un pourcentage de plus de 25% tient lieu « d'indication » d'un intérêt suffisant. 

La FAQ interprète maintenant cette « indication » en ce sens qu'un pourcentage de plus de 25% est toujours indicateur d'un UBO – donc pas d'exception si un autre actionnaire devait détenir un pourcentage encore plus important – mais qu'à l'inverse, il est tout à fait possible qu'une personne physique qui se situe en dessous du seuil soit malgré tout un UBO de la société. Il appartient donc à l'organe de gestion de la société d'examiner activement, aussi pour les personnes qui se situent en dessous du seuil, si elles sont ou non considérées comme un propriétaire effectif de la société en raison de la partie du capital qu'elles détiennent ou de leur participation. 

• Les dirigeants principaux au niveau du groupe ? – La troisième catégorie d'UBO d'une société, c'est-à-dire la catégorie restante qui peut uniquement être utilisée si aucun autre UBO ne peut être identifié dans la première ou dans la deuxième catégorie, est celle des personnes physiques qui occupent la fonction de dirigeant principal.

Si la société fait partie d'un groupe de sociétés dans lequel aucun UBO de 1ère ou de 2ème catégorie ne peut être identifié, la FAQ interprète la législation UBO en ce sens que les dirigeants principaux qui sont les UBO de la société sont non pas les dirigeants principaux de la société elle-même, mais bien les dirigeants principaux à l'échelon de la société mère qui détient un pourcentage de parts ou de droits de vote suffisant dans la société intermédiaire ou qui contrôle la société intermédiaire selon la méthode de calcul pratiquée dans les autres catégories. 

Il semble donc qu'il faille rechercher l'UBO de 1ère catégorie, mais sans que cet UBO de 1ère catégorie doive être également une personne physique. Ce sera alors le dirigeant principal de cet “UBO” (qui n'en est pas un, car n'étant pas une personne physique) qui devra être enregistré en tant qu'UBO de la société intermédiaire.

• Preuve négative ? – Depuis la mise à jour récente des modalités de fonctionnement du registre UBO dans l'arrêté royal (vous pourrez trouver ici notre Newsletter qui y est consacrée), des documents probants doivent également être téléchargés lors de l'enregistrement UBO afin de démontrer que les informations enregistrées sont adéquates, exactes et actuelles. Cette exigence fait, elle aussi, maintenant l'objet d'une interprétation par l'administration. 

L'interprétation est particulièrement poussée concernant la troisième catégorie (des dirigeants principaux) susmentionnée : en plus des données d'identification et du rôle (de dirigeant principal) des personnes en question, il faut également démontrer l'absence d'UBO dans les deux premières catégories ou l'impossibilité de les identifier. Cette dernière exigence n'est pas simple étant donné qu'il s'agit principalement d'une preuve négative. Il convient d'évaluer la situation pour chaque cas concret et d'examiner quelles pièces sont disponibles. La FAQ « conseille » aussi d'indiquer « dans le champ « Remarque » de la plateforme en ligne les raisons pour lesquelles cette catégorie a été sélectionnée ».

Aux précédents exemples de documents probants sur le site web du registre UBO viennent maintenant s'ajouter les extraits d'un registre de commerce étranger qui peuvent dorénavant tenir lieu de document probant. 

Les UBO qui ne disposent pas d'un numéro de registre national ou d'un numéro de registre national bis belge, sont en outre tenus de joindre une copie d'une pièce d'identité.

L'administration « interprète » même la législation en ce sens que les documents probants qui n'ont pas été établis dans une des langues nationales ou en anglais doivent être traduits. Elle ne va néanmoins pas jusqu'à exiger qu'il s'agisse d'une traduction jurée.

Le délai accordé pour se mettre en conformité a été prolongé du 30 avril 2021 au 31 août 2021. 

• Divers – Enfin, la FAQ reprend encore quelques précisions administratives, comme par exemple quel numéro d'identification unique les non-Belges doivent utiliser pour l'encodage dans le registre UBO; quels documents doivent s'accompagner d'une apostille pour pouvoir tenir lieu de document probant; sur quels marchés réglementés les actions d'une société cotée en bourse doivent être cotées pour bénéficier de l'exception accordée aux sociétés cotées en bourse, etc. 

En Belgique, l'UBO compliance est une cible mouvante. Le cadre légal est dans une certaine mesure susceptible d'interprétation, mais il n'est pas non plus illogique qu'un exercice aussi complexe, qui doit couvrir les structures décisionnelles et de propriété les plus diverses de la plus grande à la plus petite personne morale, tolère une certaine marge d'appréciation. Cette FAQ n'a certainement pas éradiqué tout espace d'interprétation ou marge d'appréciation. Du grain à moudre pour une prochaine FAQ.