Elektronische neerlegging voor vennootschappen uitgesteld

Met het Koninklijk besluit van 25 april 2014 (het "KB") wil de overheid particulieren (eindelijk) de mogelijkheid geven om oprichtings- en wijzigingsaktes van vennootschappen elektronisch neer te leggen. Omwille van technische problemen is de "e-griffie" voor vennootschappen begin 2015 echter nog niet operationeel en zijn particulieren nog steeds aangewezen op de fysieke neerlegging. Enkel notarissen beschikten reeds over een mogelijkheid tot elektronische neerlegging, bijvoorbeeld van de oprichtingsakte.

Het KB wil deze administratieve last voor particulieren verlichten door een "e-griffie" voor vennootschappen op te starten. Enerzijds biedt het KB de mogelijkheid voor particulieren om een eerste inschrijving bij oprichting van een vennootschap of een latere wijziging van gegevens elektronisch door te geven. Anderzijds kunnen particulieren voortaan wijzigingsakten elektronisch neerleggen. Na neerlegging, zou het neergelegde document geregistreerd worden bij de Kruispuntbank der Ondernemingen, en gepubliceerd worden binnen een termijn van vijftien dagen. Indien men gebruik maakt van de elektronische neerlegging, moet op de zetel van de vennootschap een versie van de akte worden bewaard. Ten slotte, is het belangrijk om te vermelden dat bij de neerlegging een door derde elektronisch ondertekende verklaring moet worden toegevoegd die bevestigt dat de originele akten en neergelegde elektronische stukken overeenkomen.

Zoals vermeld is de e-griffie nog steeds niet operationeel en bevindt zij zich nog steeds in een testfase. De inactiviteit van het systeem is hierbij niet het enige openstaande probleem. Aangezien het systeem zou werken via de identificatie van de elektronische identiteitskaart, is het bijvoorbeeld onduidelijk of advocaten en boekhouders, die vaak het opstellen en neerleggen van oprichtings- en wijzigingsakten voor zich nemen, ook gebruik kunnen maken van dit systeem.

Het valt te betreuren dat de e-griffie nog niet actief is. Dergelijk systeem zou de administratieve rompslomp waar vennootschappen mee worden geconfronteerd verlichten.

Voor meer info over dit specifieke onderwerp, kan u Wout De Cock (de auteur) en Gwen Bevers (de auteur en celhoofd) raadplegen.