De mogelijkheid voor kleine vzw’s om zich aan de boekhoudkundige verplichtingen van de grote vzw’s te onderwerpen.

Op grond van artikel 17 van de wet van 27 juni 1921 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen (hierna genoemd: “VZW-wet”) hebben vzw’s enkele verplichtingen inzake boekhouding en jaarrekening. Hierbij is het van belang of het al dan niet een kleine vzw betreft. Een kleine vzw is een vereniging die niet beantwoordt aan twee of meer van de onderstaande criteria uit artikel 17, §3 VZW-wet:

• balanstotaal: €1.000.000
• €250.000 aan andere dan uitzonderlijke ontvangsten, exclusief BTW
• het equivalent, gemiddeld over het jaar, van 5 voltijdse werknemers ingeschreven in het personeelsregister.

In de regel voeren de kleine vzw’s een vereenvoudigde boekhouding (artikel 17, §2 VZW-wet). Deze wordt in het KB van 26 juni 2003 nader geregeld. Krachtens artikel 15 van dit KB hebben dergelijke verenigingen echter de keuzevrijheid om zich vrijwillig aan de boekhoudkundige verplichtingen van de grote vzw’s te onderwerpen. Een grote vzw is een vereniging die wél voldoet aan twee of meer van de bovenstaande criteria. De regels voor de grote verenigingen liggen daarentegen vervat in het KB van 19 december 2003. Het nieuwe advies 2011-1 van de Commissie voor Boekhoudkundige Normen (hierna genoemd: “de CBN”) heeft enkel betrekking op de hypothese dat een kleine vzw vrijwillig toepassing maakt van de regels die ten aanzien van de grote vzw’s gelden. In het voorliggende advies komen twee vragen aan bod: 1) De kleine vzw en het “dubbel boekhouden”. De eerste vraag luidt of de hypothese uit artikel 15 van het KB van 26 juni 2003 van toepassing is indien een kleine vzw vrijwillig haar boekhouding voert volgens de regels van het dubbel boekhouden. Impliceert het vrijwillig gebruik van de regels van het dubbel boekhouden dat de kleine vereniging zich vrijwillig onderworpen heeft aan de boekhoudkundige regels voor de grote vzw’s? De CBN is van mening dat dit niet het geval is. Uit het gegeven dat de kleine vzw vrijwillig van de regels van het dubbel boekhouden gebruik maakt, kan immers niet afgeleid worden dat men zich heeft willen onderwerpen aan de boekhoudkundige regels voor de grote vzw’s. Een uitdrukkelijke beslissing vanwege de raad van bestuur is hiervoor noodzakelijk, doch niet onherroepelijk. De beslissing moet vermeld en verantwoord worden in de toelichting bij de jaarrekening en geeft de belangrijkste gevolgen voor de vzw weer. Hierbij merkt de CBN op dat een vzw die vrijwillig toepassing maakt van de regels van het dubbel boekhouden, zonder echter gebruik te willen maken van de mogelijkheid uit artikel 15 van het KB van 26 juni 2003, louter de boekhoudkundige regels voor de kleine vzw’s dient te gebruiken. 2) Het model van de jaarrekening. In tweede instantie werd de vraag gesteld of een kleine vzw die zich vrijwillig aan de regels van de grote vzw’s heeft onderworpen, haar jaarrekening moet neerleggen overeenkomstig het model van de Nationale Bank van België. Indien een kleine vzw gebruik maakt van de mogelijkheid uit artikel 15 van het KB van 26 juni 2003, dient de betrokken vereniging logischerwijs alle regels uit het KB van 19 december 2003 na te leven. Bijgevolg moet haar jaarrekening in verkorte of volledige vorm opgesteld worden. In deze situatie is de neerlegging van de jaarrekening op de griffie van de rechtbank van koophandel voldoende, aangezien de CBN van oordeel is dat artikel 26 van het KB van 19 december 2003 niet speelt. Uiteraard kan de kleine vzw toch steeds haar jaarrekeningen neerleggen bij de Nationale Bank van België. Het antwoord van de CBN op de tweede vraag werd tevens in een parlementaire vraag uit 2005 bevestigd.