De factuur, la facture, die rechnung, the invoice, la factura, …

Anders dan men zou denken bepaalt niet de taal van de bestemmeling, maar de locatie van de afzender in welke taal een factuur moet worden opgesteld. Die taalkeuze is uitdrukkelijk voorgeschreven in artikel 52 van de gecoördineerde wet op het taalgebruik in bestuurszaken (K.B. 18 juli 1966) en werd bevestigd in het Vlaamse Septemberdecreet van 1973. Deze regels zijn van toepassing op facturen, maar enkel als (en in de mate dat) een factuur verplicht is gesteld.

Concreet betekent dit dat de verplichte vermeldingen op een factuur in het Nederlands moeten zijn als de factuur uitgaat van een exploitatiezetel in Vlaanderen. Is de exploitatiezetel in Brussel gelegen, heeft men de keuze tussen het Frans en het Nederlands. De exploitatiezetel wijst in deze context op de plaats van waaruit de handelsactiviteit daadwerkelijk wordt uitgeoefend. De maatschappelijke zetel of de nationaliteit van de vennootschap doen in beginsel niet ter zake.

Als een factuur wordt opgesteld in de verkeerde taal, kan die nog (binnen een maand) worden vervangen door een identieke factuur in de juiste taal. De onderneming kan daartoe ook worden aangemaand, waarop eveneens een termijn loopt van één maand. Wordt die termijn niet gerespecteerd, dan kan iedere belanghebbende aan de vrederechter vragen een vertaling te bevelen.

De sanctie die de wet bij gebrek aan vervanging voorziet, is streng. Een factuur die in een andere taal werd opgesteld dan de wettelijk voorgeschreven taal, is nietig. Omdat het gaat om regels van openbare orde (taalwetgeving) is de nietigheid ook absoluut. Dat betekent dat de rechter de nietigheid van de facturen kan inroepen, zelfs als niemand die nietigheid gevorderd heeft. In de praktijk kan dit belangrijke gevolgen hebben voor de bewijswaarde van de factuur, maar ook voor eventuele verwijlinteresten.

Het toepassingsgebied van deze bepalingen in de praktijk moet echter gerelativeerd worden. Uiteraard stellen al deze problemen zich niet als de schuldenaar de factuur gewoon betaalt, ook al is die opgesteld in een verkeerde taal. Veel ondernemingen stellen hun facturen daarom gewoon op in de taal die hun cliënteel verkiest. De beperkte risico's verbonden aan deze opvallend strikte regel, wegen in veel gevallen inderdaad niet op tegen de omgekeerde voorkeur van de schuldenaar van de factuur.

Sommige ondernemingen spelen juridisch toch op zeker en stellen een meertalige factuur op. Op een dergelijke factuur zijn minstens alle verplichte bepalingen weergegeven in de taal van de klant én in de wettelijk opgelegde taal. Een andere mogelijkheid bestaat erin bij elke factuur een integrale vertaling te voegen in de andere taal. In die laatste hypothese kan worden aangestipt dat de factuur in de wettelijk verplichte taal, de officiële factuur is.

Deze manieren van werken kunnen consequent worden toegepast, maar zijn soms ook aan te raden voor ondernemingen die zich verwachten aan een geschil met een wanbetaler. Voor meer info over dit specifieke onderwerp, kan u Joost van Riel (de auteur) en Gwen Bevers (de auteur en celhoofd) raadplegen.