Publicaties in het Belgisch Staatsblad: kosten en andere "besognes"

Vanaf 1 maart 2015 gelden er nieuwe tarieven voor de publicatie van akten van rechtspersonen in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Van haar oprichting tot haar ontbinding, is die publicatie een wettelijk vereiste in verschillende stappen doorheen het leven van de vennootschap.

De lijst van akten en besluiten die moet worden gepubliceerd is lang. Nog zonder de ambitie exhaustief te zijn, zijn er publicaties nodig voor de benoeming of het ontslag van zaakvoerders, bestuurders en vaste vertegenwoordigers, voor een statutenwijziging, een zetelverplaatsing, een kapitaalverhoging of -vermindering, een conversie van aandelen zonder stemrecht, bepaalde oproepingen van aandeelhoudersvergaderingen, maar uiteraard ook bij een fusie, een splitsing, een inbreng van een bedrijfstak of algemeenheid of de ontbinding. Vaak zijn er bovendien voor één wijziging meerdere publicaties vereist, bijvoorbeeld eerst van een fusievoorstel en vervolgens van een fusiebesluit.

Concreet gebeurt de bekendmaking in het Belgisch Staatsblad door de relevante modelformulieren (te vinden via deze link) in te vullen en vergezeld van de nodige originelen en bijkomende documenten, correct ondertekend (en in voldoende exemplaren) neer te leggen bij de griffie van de bevoegde rechtbank van koophandel. Sommige griffies, zoals die van Antwerpen, hebben een gespecialiseerde afdeling rechtspersonen voor deze publicaties.

Ten laatste bij de neerlegging moet ook de kost van de publicatie betaald worden. Het is deze kost die begin volgende maand wijzigt. Vanaf 1 maart 2015 gelden volgende tarieven:

De ervaring leert dat het opstellen en neerleggen van de publicatieformulieren een erg formalistische procedure is. De formaliteiten worden uiterst stringent toegepast. Zo wordt de publicatie bijvoorbeeld geweigerd indien de tekst niet geheel overeenstemt met de eisen van de relevante griffie, indien bepaalde originele onderliggende documenten ontbreken of indien de handtekeningen niet op de voorgeschreven plek werden aangebracht. Bijkomende vaststelling is dat de toepassing van de relevante regels soms mede afhankelijk is van de betrokken griffie. Zo eisen bepaalde griffies een kopij van de identiteitskaart van ontslagnemende bestuurders, terwijl dit bij andere griffies niet vereist is. 

De naleving van deze formaliteiten is natuurlijk van belang. Derden moeten correct en exact geïnformeerd zijn over de rechtspersonen waarmee zij samenwerken en over de vertegenwoordigers met wie zij daarbij in contact staan. Toch leidt dit vaak tot frustraties.

Bijgevolg besteed men vaak meer tijd dan geld aan de (verschillende pogingen tot) publicatie. Eén en ander maakt dat veel vennootschappen voor de neerlegging een beroep doen op specialisten ter zake (zoals advocaten), die vaak mee de pen hielden bij de redactie van de onderliggende besluiten. Die besluiten bevatten dan een volmacht op basis waarvan zij de publicatieformulieren kunnen opstellen, ondertekenen en neerleggen.