Nieuwe sociale zekerheidsregels bij grensoverschrijdend telewerk sinds 1 juli 2023: wat moet u weten?

Tijdens de pandemie zelf zijn specifieke tijdelijke maatregelen genomen om te voorkomen dat de bevoegde staat voor de sociale zekerheid van de werknemer veranderen als gevolg van het telewerk. Deze maatregelen liepen echter af op 30 juni 2023. Daarom sloten de Lidstaten recent de “Kaderovereenkomst inzake de toepassing van artikel 16, lid 1 van Verordening (EG) nr. 883/2004 ingeval van gewoon grensoverschrijdend telewerk” (in afwachting van een definitieve aanpassing van de Europese regelgeving).

De Kaderovereenkomst vergemakkelijkt, onder voorwaarden, het sluiten van individuele afwijkingen op de toepasselijke sociale zekerheidsregels in uitvoering van de Europese Verordening 883/2004 m.b.t. de regels voor de gelijktijdige tewerkstelling in meerdere lidstaten. De Kaderovereenkomst is op 1 juli 2023 in werking getreden. Wat verandert er nu precies ?

Voorheen: 25% regel

Overeenkomstig de bestaande bepalingen van de Europese Vo. 883/2004 inzake de gelijktijdige tewerkstelling in meerdere lidstaten, is het in principe zo dat men sociaal verzekerd blijft in het land waar men zijn werkzaamheden verricht. Van zodra de werknemer echter meer dan 25% van zijn totale arbeidstijd in het woonland verricht (of er ten minste 25% van zijn loon verdient, bv. bij een salary split), keert dit om en zullen de sociale zekerheidsregels van het woonland van toepassing worden.

Voortaan: verhoging tot 50%

Ingevolge de Kaderovereenkomst is het sinds 1 juli 2023 mogelijk om een afwijking te voorzien op de hogergenoemde 25%-regel, meer bepaald is het op aanvraag mogelijk om de sociale zekerheidswetgeving van de lidstaat van de werkgever van toepassing te laten op telewerkers, op voorwaarde dat:

(1)   de werknemer op regelmatige basis telewerkt vanuit het woonland, dat verschilt van het land waarin de werkgever haar zetel heeft; en

(2)   de werknemer niet meer dan 50% van zijn totale arbeidstijd aan vanuit het woonland werkt.

Bijvoorbeeld : een werknemer woont in Nederland en werkt voor een werkgever met zetel in België. De werknemer werkt 3 dagen per week op de zetel in België en telewerkt 2 dagen van thuis uit. In deze situatie, waarbij het aandeel telewerk onder de 50 % blijft, kan een aanvraag worden gedaan om de Belgische sociale zekerheid toe te passen.

Om van deze versoepelde regeling te kunnen genieten zal een aanvraag moeten worden ingediend in de lidstaat van de werkgever. In de bevoegde sociale zekerheidsinstelling (in België de RSZ) akkoord gaat, zal zij een A1-formulier afleveren. Merk op dat het systeem niet kan worden toegepast op werknemers die gewoonlijk in een andere lidstaat werken noch op zelfstandigen. Voor de deeltijdse werknemers geldt de regeling pro rata.

Op de website van de RSZ wordt de procedure om een aanvraag in te dienen, toegelicht. Een aanvraag kan worden gedaan voor de komende 12 kalendermaanden, volgens het geschatte arbeidspatroon. De aanvraag is jaarlijks verlengbaar.

Het blijft een facultatieve regeling : werkgevers kunnen ook gewoon beroep blijven doen op de bestaande 25%-regeling.

Ook is van belang dat zowel de lidstaat van de werkgever als de lidstaat van woonplaats van de werknemer op het moment van de aanvraag de Kaderovereenkomst hebben getekend. Zo niet, blijft de bestaande 25%-regel van toepassing.

Deze regeling geldt niet op fiscaal vlak. Hiervoor blijven de regels uit de dubbelbelastingverdragen gewoon van toepassing.

Naast België, hebben op heden volgende lidstaten het akkoord ondertekend: Duitsland – Zwitserland – Liechtenstein – Tsjechische Republiek – Oostenrijk – Nederland – Slovaakse Republiek – Luxemburg – Finland – Noorwegen.  Naar verwachting zullen nog heel wat lidstaten volgen, waaronder hopelijk ook buurland Frankrijk (met wie België veel grensarbeiders deelt).

Vergeet dus geen aanvraag te doen bij de Rijkdsdienst voor Sociale Zekerheid indien u binnen uw onderneming van deze versoepelde regeling gebruik wil maken. U kan steeds beroep doen op ons team indien u zich een specifieke situatie bevindt (bv. een werknemer die geregeld zakenreizen maakt).

Voor al uw vragen over grensoverschrijdende tewerkstelling kan u terecht bij het team Arbeidsrecht.