Protection des données

1. Introduction

La S.A.R.L. Schoups accorde une grande importance à la collecte et au traitement sécurisé, transparent et confidentiel de vos données à caractère personnel. Nous voulons en particulier protéger les données de nos clients, fournisseurs, travailleurs et autres personnes de contact notamment, contre les pertes, violations, erreurs, accès non autorisés ou traitements non autorisés.

Par cet Avis de protection des données, nous souhaitons vous informer de la collecte et du traitement de vos données à caractère personnel. Nous vous demandons de lire attentivement cet Avis de protection des données, puisqu'il contient des informations importantes sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel et la raison pour laquelle nous le faisons.

En communiquant vos données à caractère personnel, vous déclarez explicitement avoir pris connaissance de cet Avis de protection des données et vous acceptez explicitement le contenu ainsi que le traitement lui-même.

2. Champ d'application

Cet Avis de protection des données concerne tous les services que nous fournissons et, plus généralement, toutes les activités que nous exerçons.

3. Responsable du traitement et ses engagements

La S.A.R.L. Schoups, inscrite à la Banque Carrefour des Entrerpises sous le numéro 0473.474.222 et dont le siège social est sis à 2018 Anvers, Mechelsesteenweg 127A, boîte 1 est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel.

Dans la collecte et le traitement de vos données à caractère personnel, nous respectons la législation belge en matière de protection des données à caractère personnel, ainsi que le règlement général de la protection des données (RGPD) à partir de son entrée en vigueur le 25 mai 2018.

4. Données à caractère personnel

Selon vos activités et le rapport entretenu avec notre entreprise, nous traiterons les données à caractère personnel suivantes: vos données d'identité personnelles ; numéro de dossier ; numéro de registre national pour autant que nécessaire pour le traitement de votre dossier ; données d’identification dans le cadre de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation des espèces ; données concernant la solvabilité, assurances, transactions financières, numéro BCE, activités professionnelles ; accords et règlements ; permis ; détails personnels ; statut d’immigration ; mandats dont vous disposez ; plaintes, incidents ou accidents ; composition de ménage, mariage ou forme actuelle de cohabitation ; qualité de membre d’associations, d’organisations, de groupes ou d’associations professionnelles ; données judiciaires concernant des inculpations, condamnations et peines, mesures judiciaires ou sanctions administratives ; emploi actuel ; données salariales pour autant que nécessaire pour le traitement du dossier ; images et enregistrements audio/vidéo nécessaires pour le traitement du dossier ou dans le cadre d’une formation ou évènement ; données de notre personnel tel qu’il est exposé dans notre avis de protection des données pour les travailleurs.

Nous nous permettons de vous vous signaler que vous portez la responsabilité pour toutes les données que vous nous fournissez et nous comptons sur leur exactitude. Si vos données ne sont plus à jour, nous vous demandons de nous en informer immédiatement.

Vous n'êtes pas obligé de communiquer vos données à caractère personnel, mais comprenez qu'il sera impossible d'offrir certains services ou de collaborer si vous ne consentez pas à la collecte et au traitement de données.

5. Les finalités du traitement et la base juridique

5.1 Données du client

Dans le cadre de nos services et de nos activités, nous collectons et traitons les données à caractère personnel de nos clients et des commettants, de leur(s) personnel, collaborateurs, préposés et toute autre personne de contact utile. Nous traitons les données à caractère personnel suivantes : données d'identité personnelles ; numéro de dossier ; numéro de registre national pour autant que nécessaire pour le traitement de votre dossier ; données d’identification financière ; données concernant la solvabilité, assurances ; transactions financières, activités professionnelles ; accords et règlements ; permis ; détails personnels ; statut d’immigration ; mandats dont vous disposez ; plaintes, incidents ou accidents ; composition de ménage, mariage ou forme actuelle de cohabitation ; qualité de membre d’associations, d’organisations, de groupes ou d’associations professionnelles ; données judiciaires concernant des inculpations, condamnations et peines, mesures judiciaires ou sanctions administratives ; emploi actuel ; données salariales pour autant que nécessaire pour le traitement du dossier ; images et enregistrements audio/vidéo nécessaires pour le traitement du dossier ou dans le cadre d’une formation ou évènement.

Les finalités de ces traitements sont l'exécution des contrats avec nos clients, la gestion des clients, la comptabilité et les activités de marketing direct, telles que l'envoi d'informations promotionnelles ou commerciales ou l’utilisation sur les médias sociaux. Les bases juridiques sont l'exécution d'un contrat, le respect d'obligations légales et réglementaires et/ou notre intérêt légitime. Pour les activités de marketing direct par courriel (tels que les bulletins d'information ou l’envoi de faire-part pour des évènements), l'autorisation sera toujours demandée, et pourra à tout moment être retirée.

5.2 Données des fournisseurs

Nous collectons et traitons les données d'identité et les coordonnées de nos avocats et collaborateurs indépendants, ainsi que de nos autres fournisseurs, leur personnel, collaborateurs, préposés et toute autre personne de contact utile. Nous traitons les données à caractère personnel suivantes : données d'identité personnelles ; données d’identification financière ; solvabilité ; transactions financières, activités professionnelles ; accords et règlements ; numéro BCE. En ce qui concerne nos avocats/collaborateurs, nous traitons également des images ou des enregistrements audio/vidéo destinées à notre site web, aux médias sociaux ou à des fins de marketing direct.

Les finalités de ces traitements sont l'exécution des contrats, la gestion des fournisseurs/sous-traitants, la comptabilité et les activités de marketing direct, telles que l'envoi d'informations promotionnelles ou commerciales. Les bases juridiques sont l'exécution du contrat, le respect d'obligations légales et réglementaires et/ou notre intérêt légitime. Pour les activités de marketing direct par courriel (tels que les bulletins d'information ou l’envoi de faire-part pour des évènements), l'autorisation sera toujours demandée, et pourra à tout moment être retirée.

5.3 Données du personnel

Nous traitons les données à caractère personnel de nos travailleurs dans le cadre de notre gestion du personnel et de la gestion des salaires. Eu égard sa nature spécifique, ce traitement est traité de façon plus élaborée dans un avis de protection des données spécifiquement conçu pour les travailleurs.

5.4 Données dans le cadre du traitement de nos dossiers

Dans le cadre du traitement de nos dossiers, nous traitons les données personnelles d’identification des contreparties et de leurs conseils, des organisations professionnelles ou représentants, ainsi que de toute autre personne concernée telle que huissiers de justice, notaires, experts, parties civiles, curateurs, etc. Les bases juridiques sont le respect d’obligations légales et réglementaires et/ou notre intérêt légitime ou dans certains cas l’exécution d’un contrat.

5.5 Données des candidats à un emploi

Si vous posez votre candidature chez nous, nous traiterons vos données à caractère personnel que vous nous avez communiquées dans le cadre de la procédure de recrutement (notamment votre CV, votre lettre de motivation, les notes prises lors de l'entretien d'embauche, …).

Les finalités du traitement de ces informations sont les suivantes: i) la gestion et l'évaluation de votre candidature, ii) vous informer d'éventuelles activités futures de Schoups, moyennant votre accord préalable, iii) le versement de votre candidature dans la réserve de recrutement afin de vous contacter ultérieurement pour d'éventuelles opportunités pertinentes.

Le candidat à un emploi dispose à tout moment du droit de retirer son autorisation et de demander à ne plus figurer dans la réserve de recrutement.

5.6 Données des visiteurs du site web

Nous traitons certaines données à caractère personnel si vous visitez notre site web. Pour davantage d'informations concernant les données que nous traitons et à quelles fins, nous vous invitons à consulter notre Cookie Policy..

5.6 Autres données

En plus des données prévues ci-dessus, nous traitons également les données à caractère personnel d’autres personnes, telles que les nouveaux clients/prospectes, confrères, contacts utiles au sein de notre secteur, contacts de networking, anciens avocats/collaborateurs ou travailleurs, candidats, etc. Les finalités de ces traitements sont dans l'intérêt de nos activités, la marketing direct et les relations publiques. La base juridique est notre intérêt légitime ou en certains cas l'exécution d'un contrat.

6. Durée du traitement

Les données à caractère personnel sont conservées et traitées par nous sur une période nécessaire aux finalités du traitement et de la relation (contractuelle ou non) entre nous.

Vos données seront dans tous les cas retirées de nos systèmes après un délai de dix ans après la résiliation du contrat, la clôture du dossier ou la fin de la collaboration ou du projet, à l’exception des données à caractère personnel que nous sommes tenus de conserver plus longtemps sur la base d’une législation spécifique ou en cas d’un litige en cours pour lequel les données à caractère personnel sont requises. Les données d’identification de nos anciens avocats/collaborateurs pourront être conservées après ces délais, à des fins de networking ou de marketing, comme l’envoi de faire-part pour des évènements du cabinet ou pour les anciens collaborateurs, jusqu’au décès de l’avocat/collaborateur, sauf si celui-ci indique ne plus souhaiter recevoir de tel faire-part.

7. Droits

Conformément à et selon les conditions de la législation belge relative à la protection des données et aux dispositions du règlement général de la protection des données, nous vous informons que vous disposez des droits suivants :

- Droit d’accès : vous avez le droit de prendre connaissance gratuitement des données que nous détenons sur vous et de vérifier à quelles fins elles sont utilisées.
- Droit de rectification : vous avez le droit d’obtenir une rectification (correction) des données à caractère personnel erronées vous concernant, ainsi que le droit de compléter des données à caractère personnel incomplètes.
- Droit à l’effacement ou à la limitation des données : vous avez le droit de nous demander d’effacer les données à caractère personnel vous concernant ainsi que de limiter le traitement de ces données dans les circonstances et sous les conditions stipulées dans le règlement général de la protection des données. Nous pouvons refuser l’effacement ou la limitation des données qui nous sont nécessaires pour le traitement des salaires, l’exécution d’une obligation légale, la réalisation du contrat de travail ou notre intérêt légitime, pour autant que ces données soient nécessaires pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
- Droit à la portabilité des données : vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel vous concernant que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Vous avez le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement.
- Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons sérieuses et légitimes. Vous ne pouvez toutefois pas vous opposer au traitement des données qui nous sont nécessaires pour l’exécution d’une obligation légale, la réalisation du contrat de travail ou notre intérêt légitime, pour autant que ces données soient nécessaires pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
- Droit de retrait du consentement : Si le traitement des données à caractère personnel est basé sur le consentement préalable, vous disposez du droit de retirer ce consentement. Ces données à caractère personnel seront alors traitées uniquement si nous disposons d’une autre base juridique.
- Décisions automatiques et profilage : nous confirmons que le traitement des données à caractère personnel ne comprend pas de profilage et que vous ne serez pas sujet à des décisions entièrement automatisées.

Vous pourrez exercer les droits précités en vous adressant à info@schoups.be. La personne de contact est : Me Dave Mertens (dave.mertens@schoups.be, tel. 03 260 98 60).

Nous mettons tout en œuvre pour assurer un traitement méticuleux et légitime des données à caractère personnel vous concernant, conformément à la règlementation applicable. Si vous estimez toutefois que vos droits n'ont pas été respectés et que vous estimez que vos inquiétudes ne sont pas écoutées au sein de notre entreprise, vous êtes libre de déposer une plainte auprès de :

Gegevensbeschermingautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Bruxelles
Tel. +32 (0)2 274 48 00
Fax. +32 (0)2 274 48 35
E-mail: contact@apd-gba.be

Vous pouvez aussi avoir recours à la voie judiciaire, si vous estimez que vous subissez un préjudice causé par le traitement de vos données à caractère personnel.

8. Transferts des données à des tiers

Certaines données à caractère personnel que nous collectons seront transférées à et peuvent être traitées par nos avocats et, le cas échéant, leurs sociétés (de management) respectives, ainsi qu’aux tribunaux et aux autres services publics ou à des tiers, comme notre fournisseur IT, comptable, réviseur, secrétariat social, associations d’assurance, etc. Dans le cadre de la réglementation anti-blanchiment, les données de clients, mandataires et bénéficiaires effectifs seront éventuellement, sous certaines conditions, transférées au bâtonnier du barreau compétent.

Il est possible qu'une ou plusieurs des parties tierces se trouvent en dehors de l'Espace économique européen (« EEE »). Toutefois, les données à caractère personnel ne seront transmises qu'aux pays tiers disposant d'un niveau adéquat de protection.

Les travailleurs, managers et/ou représentants des prestataires de services ou institutions susmentionnés ainsi que les prestataires de services spécialisés désignés par ceux-ci, sont tenus de respecter la nature confidentielle de vos données à caractère personnel et ne pourront utiliser ces données qu'aux finalités pour lesquelles elles ont été fournies.

Si nécessaire, les données à caractère personnel pourront être transmises à d'autres parties tierces. Cela pourra se faire en cas d’une réorganisation partielle ou entière de notre part, si nos activités sont transférées ou en cas de déclaration de faillite. Il est également possible que les données à caractère personnel devront être transférées en raison d'une injonction ou afin de remplir une obligation légale particulière. Dans ce cas, nous nous efforcerons autant que faire se peut de vous informer préalablement de cette communication à d'autres parties tierces. Vous reconnaissez et comprenez toutefois que sous certaines circonstances, cela n'est pas toujours techniquement ou commercialement faisable, ou que des limitations légales peuvent s'appliquer.

Nous ne vendrons en aucun cas vos données à caractère personnel et nous ne les mettrons pas non plus à disposition de bureaux de marketing direct ou de prestataires de services similaires, sauf en cas d’accord préalable.

9. Mesures techniques et organisationnelles

Nous prendrons les mesures techniques et organisationnelles en vue de traiter les données à un niveau de sécurité suffisant et de protéger les données à caractère personnel contre toute destruction, perte, falsification, accès non autorisé ou notifications à des tiers par erreur, ainsi que tout traitement non autorisé de ces données.

En aucun cas la S.A.R.L. Schoups ne pourra être tenue responsable pour d'éventuels dommages directs ou indirects provoqués par une utilisation erronée ou illicite des données à caractère personnel par un tiers.

10. Accès par des tiers

En vue du traitement de vos données à caractère personnel, nous autorisons l’accès à vos données à caractère personnel à nos travailleurs, avocats, collaborateurs et préposés. Nous garantissons un niveau de protection semblable en imposant des obligations contractuelles à ces travailleurs, collaborateurs et préposés, semblables à celles décrites dans l’Avis de protection des données.

11. Avez-vous des questions?

S'il vous reste des questions concernant la collecte et le traitement de vos données à caractère personnel après avoir lu cet Avis de protection des données, vous pouvez contacter Me Sara Mannaerts, par courrier à l’adresse: Mechelsesteenweg 127A, boîte 1, 2018 Anvers, ou par courriel à : info@schoups.be.