Verplichte e-facturatie bij overheidsopdrachten en concessies treedt in werking

Tot nu toe beschikten opdrachtnemers van een overheidsopdracht of concessie over de mogelijkheid om hun facturen elektronisch te versturen naar de aanbesteders, maar waren zij niet verplicht dit te doen (tenzij dit stond voorgeschreven in de opdrachtdocumenten). Indien de opdrachtnemer er vrijwillig voor koos om zijn facturen elektronisch te versturen aan de aanbesteder, is deze laatste sinds 1 april 2019 wel verplicht om de elektronische facturen te ontvangen en verwerken.[i]

De wetgeving overheidsopdrachten voorzag nochtans al sinds de wet van 7 april 2019 inzake e-facturatie bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten in een verplichte e-facturatie voor de opdrachtnemer[ii], maar deze bepalingen waren nog niet in werking getreden. Hiervoor moest nog een koninklijk besluit met inwerkingtredingsdata opgesteld worden: dit is nu gebeurd met het koninklijk besluit van 9 maart 2022.[iii]

Het koninklijk besluit van 9 maart 2022 voorziet in een gefaseerde inwerkingtreding van de verplichting tot e-facturatie afhankelijk van de geraamde waarde van de overheidsopdracht of concessie. De onderstaande inwerkingtredingsdata gelden voor opdrachten die vanaf die datum worden bekendgemaakt of hadden moeten worden bekendgemaakt; de verplichting geldt dus in principe niet voor lopende opdrachten die eerder zijn gepubliceerd:

• Wanneer de geraamde bedrag gelijk is aan of hoger is dan de Europese drempelbedragen, zal de e-facturatie verplicht zijn vanaf 1 november 2022;

• Wanneer de geraamde bedrag lager ligt dan de Europese drempelbedragen, zal de e-facturatie verplicht zijn vanaf 1 mei 2023;

• Wanneer de geraamde bedrag gelijk is aan of lager is dan 30.000,00 EUR (excl. btw), zal e-facturatie verplicht zijn vanaf 1 november 2023.[iv]

Wanneer de geraamde waarde van de overheidsopdracht of concessie gelijk is aan of lager is dan 3.000,00 EUR (excl. btw), zal de opdrachtnemer niet verplicht zijn om zijn facturen elektronisch te versturen aan de aanbesteder.[v] Deze uitzondering geldt zowel voor overheidsopdrachten in de klassieke en speciale sectoren als voor overheidsopdrachten op defensie- en veiligheidsgebied en concessieovereenkomsten.[vi]

Voor de goede orde wordt hierbij in herinnering gebracht dat e-facturatie het uitwisselen van een factuur betekent d.m.v. informatie die is opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm die de automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt.[vii] Een beeldbestand, zoals een pdf-bestand, wordt niet als een e-factuur beschouwd aangezien het niet automatisch verwerkt kan worden.[viii]

Voor meer informatie over dit onderwerp kan u contact opnemen met Maarten Somers, Carlo Cardone en Ellen Gerits.

[i] Art. 192/1 van de Wet Overheidsopdrachten 2016, art. 49/1 Wet Overheidsopdrachten Defensie en Veiligheid 2011 en art. 68/1 Wet Concessieovereenkomsten 2016.

[ii] Art. 14/1 van de Wet Overheidsopdrachten 2016, art. 11/1 Wet Overheidsopdrachten Defensie en Veiligheid 2011 en art. 32/1 Wet Concessieovereenkomsten 2016.

[iii] Koninklijk besluit van 9 maart 2022 tot vaststelling van de modaliteiten aangaande de verplichting voor de ondernemers op het gebied van de elektronische facturering in het kader van overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten, BS 31 maart 2022.

[iv] Art. 1 van het KB van 9 maart 2022.

[v] Art. 2 t.e.m. 4 van het KB van 9 maart 2022.

[vi] Verslag aan de Koning bij het KB van 9 maart 2022.

[vii] Art. 2, 58° Wet Overheidsopdrachten 2016, art. 2, 13° Wet Overheidsopdrachten Defensie en Veiligheid 2011 en art. 2, 25° Wet Concessieovereenkomsten 2016.

[viii] Wetsontwerp tot wijziging van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, de wet van 17 juni 2016 betreffende de concessieovereenkomsten en de wet van 13 augustus 2011 inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie- en veiligheidsgebied, Parl. St. Kamer 2018-19, nr. 54 3538/001, 5.