Omzendbrief van 3 oktober 2022 betreffende de praktische modaliteiten van de plaatsing en de uitvoering van de raamovereenkomst in de context van federale aankopen.

Een raamovereenkomst is een overeenkomst tussen een of meer aanbesteders en een of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake de te plaatsen opdrachten vast. Het laat toe een kader vast te leggen op basis waarvan, gedurende de looptijd van de raamovereenkomst, toekomstige specifieke opdrachten aan een of meer ondernemers gegund kunnen worden.

De omzendbrief verduidelijkt de verschillende principes en uitgangspunten die gelden bij zowel de gunning als de uitvoering van raamovereenkomsten en verwjjst daarbij ook naar diverse praktische vraagstukken die reeds aan bod kwamen in de rechtspraak. Er wordt onder meer stilgestaan bij de toepassing van het gelijkheids- en transparantiebeginsel, de raming en maximale waarde van een raamovereenkomst, de inhoud van de opdrachtdocumenten, de looptijd van een raamovereenkomst en de verhouding tot de specifieke individuele opdrachten. De omzendbrief maakt een onderscheid tussen verschillende soorten raamovereenkomsten, afhankelijk van het aantal deelnemers en de wijze waarop de toewijzing van de specifieke opdrachten plaatsvindt. Evenzeer wordt ingegaan op de regels waaraan die toewijzing steeds moet voldoen, in het bijzonder wanneer een zgn. mini-competitie georganiseerd wordt.

Ten slotte bespreekt de omzendbrief de verschillen en gelijkenissen tussen een raamovereenkomst en occasionele gezamenlijke opdrachten, gecentraliseerde aankoopactiviteiten en aankoopcentrales alsook de wijze waarop raamovereenkomsten kunnen worden geplaatst via deze drie samenwerkingsmodellen.

De omzendbrief is strikt genomen slechts van toepassing op de specifiek aangeduide federale aanbestedende overheden (de FOD’s, POD’s, het Ministerie van Landsverdediging en de administratieve diensten met boekhoudkundige autonomie), maar ook andere federale aanbestedende overheden worden verzocht de omzendbrief na te leven. Hij kan hoe dan ook richtinggevend zijn voor de plaatsing en uitvoering raamovereenkomsten van zeer veel verschillende aanbestedende overheden.

Voor meer vragen over dit onderwerp kan u contact opnemen met Kris Lemmens, Maarten Somers en Cédric Vandekeybus.