Kostenvergoedingen voor telewerkers: fiscus verduidelijkt én RSZ volgt

Om één en ander te verduidelijken in het kader van het vele (tele)thuiswerken tijdens de coronacrisis, vaardigde de fiscus in juli 2020 een fiscale circulaire (Circulaire 2020/C/100) uit volgens dewelke de werkgever aan zijn werknemers die effectief regelmatig en structureel thuiswerken (ook los van het corona-thuiswerk) een forfaitaire thuiswerkvergoeding mag toekennen van maximaal 129,48 EUR per maand. Dit bedrag wordt geacht de “bureaukosten” te dekken en is niet onderworpen aan belastingen. Hetzelfde bedrag was ook reeds door de RSZ aanvaard in de instructies zoals beschikbaar op de website van de RSZ.

Hoewel deze circulaire tot doel had een duidelijk kader te creëren voor de kosten eigen aan de werkgever en het aantal rulings te beperken, werd helaas het tegenovergestelde bereikt en bleken er belangrijke verschillen te bestaan met de voorwaarden van de RSZ. Meer bepaald kon de vergoeding volgens de fiscus slechts worden toegekend indien de werknemer minstens 5 werkdagen per maand van thuis werkt, terwijl de RSZ gemiddeld 1 thuiswerkdag per week aanvaardt om te spreken van “regelmatig en structureel thuiswerk”.

Naast deze discrepantie met de RSZ, sprak de circulaire zich ook niet duidelijk uit over welke kosten nu precies gedekt werden door het forfait en mocht er qua bedrag geen onderscheid worden gemaakt tussen de verschillende functiecategorieën zonder ruling. Ook mocht de vergoeding niet worden gecombineerd met eventuele andere vergoedingen voor bureaukosten die de werknemer reeds zou ontvangen zonder eerst een ruling te bekomen.

Kortom, de circulaire zorgde voor tal van onzekerheden en liet veel vragen onbeantwoord.

Nieuwe fiscale Circulaire 2021/C/20 over tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk

Op 26 februari 2021 werd hieraan verholpen door de publicatie van een nieuwe Circulaire 2021/C/20 die de vorige vervangt.

Deze werd wel opgesteld in overleg met de RSZ en komt inhoudelijk sterk overeen met de manier waarop de RSZ in het verleden deze kostenvergoeding reeds toepaste. De bestaande onduidelijkheden werden hierbij zo goed als mogelijk uitgeklaard.

• De Circulaire bevestigt het standpunt van de RSZ dat het “structureel en op regelmatige basis” thuiswerken overeenkomt met gemiddeld één werkdag per week thuiswerken, bekeken op maandbasis. Werknemers die een volledige kalendermaand afwezig zijn (vb. wegens ziekte) komen niet in aanmerking.

• Ook het reeds aanvaarde bedrag van 129,48 EUR per maand is gebaseerd op het bedrag dat de RSZ aanvaardt als een terugbetaling van kosten in het kader van structureel en regelmatig thuiswerk. Wanneer het maandelijks toegekende bedrag hoger is dan het maximumbedrag moet de overschrijding kunnen worden gestaafd, zo niet wordt het gedeelte van de vergoeding dat het maximumbedrag overschrijdt, onderworpen aan de bedrijfsvoorheffing en moet het als bezoldiging worden vermeld op de fiche nr. 281.10 van de betrokken werknemers.

De regering heeft evenwel beslist om het maximumbedrag van 129,48 EUR voor de maanden april, mei en juni 2021 tijdelijk te verhogen tot 144,31 EUR per maand, aangezien dit bedrag meer in overeenstemming zou zijn met de werkelijk gemaakte kosten. Dit bedrag wordt toegepast door de fiscus en de RSZ.

• Daarnaast is het de werkgever nu ook toegestaan een onderscheid te maken tussen verschillende personeelscategorieën wat betreft de hoogte van de vergoeding zonder dat voor een dergelijke differentiatie een ruling moet gevraagd worden. Echter, indien voor het verschil in behandeling geen afdoende verantwoording kan worden gegeven of indien men vaststelt dat er een personeelscategorie werd ‘gecreëerd’ met als enige doel om iemand een hogere vergoeding te kunnen toekennen, kan de forfaitaire kostenvergoeding toch worden aangemerkt als een belastbare bezoldiging.

• Voortaan is ook bepaald welke kosten nu precies gedekt zijn door het forfait. De vergoeding dekt o.a. de volgende “kantoorkosten” (niet-exhaustieve opsomming) :

  • gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis (inclusief huur en eventuele afschrijvingen van de ruimte);

  • printer- en computermateriaal (hiermee wordt niet de printer en computer zelf bedoeld, maar bijvoorbeeld papier, een USB-stick, muismatje, inkt,…);

  • kantoorbenodigdheden (mappen, cursusblokken, balpen, …);

  • nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming;

  • onderhoud;

  • verzekering;

  • onroerende voorheffing;

  • koffie, water, versnaperingen.

• De volgende kosten vallen dan weer buiten het forfait (exhaustieve opsomming):

  • een bureaustoel, bureautafel, bureaukast en een functionele bureaulamp;

  • een tweede computerbeeldscherm;

  • een printer/scanner;

  • een toetsenbord, muis, voetmuis, trackpad of trackball;

  • een hoofdtelefoon;

  • specifieke apparatuur die personen met een handicap nodig hebben om vlot te kunnen werken met de computer.

De fiscus aanvaardt dat deze laatste kosten bovenop de forfaitaire kantoorvergoeding toch worden terugbetaald, op voorwaarde dat (1) deze gebaseerd zijn op werkelijke bewijsstukken en (2) verband houden met investeringen die noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze te kunnen uitvoeren. De werkgever moet de bewijsstukken ter beschikking houden.

Bovendien moeten de eenmalige terugbetalingen redelijk blijven. Zo zal een jaarlijkse terugbetaling van de volledige kost voor de aankoop van een bureaustoel niet worden aanvaard door de fiscus, die gaat kijken naar de normale gebruiksduur van die bureaustoel. De fiscus geeft hierbij een overzichtslijstje voor wat betreft de “normale gebruiksduur” van:

• een bureaustoel, bureautafel en bureaukast: 10 jaar;

• een bureaulamp: 5 jaar;

• een tweede computerbeeldscherm, een printer/scanner en andere randapparatuur: 3 jaar.

Ook is het mogelijk deze zaken ter beschikking te stellen (en dus niet terug te betalen) zonder dat dit invloed heeft op het bedrag van de forfaitaire kostenvergoeding. De terbeschikkingstelling echter van goederen die de behoeften van thuiswerk op onredelijke wijze overstijgen (bijv. een dure design bureaulamp of zetel) geeft wel aanleiding tot een belastbaar voordeel van alle aard. Hierbij moet worden gekeken naar wat de werkgever in normale omstandigheden ter beschikking stelt op de werkvloer.

• De werkgever mag bovenop de forfaitaire kantoorvergoeding van 129,48 EUR per maand nog volgende bijkomende forfaitaire vergoedingen toekennen:

• een vergoeding van maximum 20,00 EUR per maand voor het professioneel gebruik van een privé internetaansluiting en abonnement, en

• een vergoeding van maximum 20,00 EUR per maand voor het professioneel gebruik van de privécomputer met randapparatuur, of

  • indien de werkgever een computer ter beschikking stelt en de werknemer eigen randapparatuur gebruikt: gedurende 3 jaar een vergoeding van maximum 5,00 EUR per maand per toestel voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner zonder privécomputer (in totaal dus max. 10,00 EUR per maand).

Wanneer de maandelijks toegekende bedragen hoger zijn dan deze forfaits, én er geen bewijsstukken worden geleverd om de hoogte van het bedrag te verantwoorden wordt het gedeelte van de vergoeding dat het forfait overschrijdt, onderworpen aan de bedrijfsvoorheffing.

***

De nieuw circulaire is in werking getreden op 1 maart 2021, maar doet geen afbreuk aan de van kracht zijnde rulings op datum van inwerkingtreding. De fiscus zal weliswaar rekening houden met de hierin opgenomen principes voor de situaties van thuiswerk die zich hebben voorgedaan vanaf 1 januari 2020.

Ondertussen heeft ook RSZ bevestigd deze circulaire volledig te volgen voor wat betreft de kwalificatie van ter beschikking stelling van materiaal en terugbetalingen in het kader van kosten verbonden aan thuiswerk.