Coronavirus: de uitvoering van overheidsopdrachten van werken en COVID-19 update: to restart or not to restart, that is the question

Raadpleeg onze "COVID-19 bijstand" of contacteer Anke Meskens (auteur), Jan De Leyn (auteur), Maarten Somers (auteur en celhoofd Uitvoering Overheidsopdrachten) en Kris Lemmens (celhoofd Overheidsopdrachten)

Geconfronteerd met de gevolgen van de uitbraak van Covid-19 hebben de voorbije weken heel wat bouwbedrijven hun werven stilgelegd. Nu aannemers en opdrachtgevers zich stilaan hebben kunnen herorganiseren, stijgt het aantal werven dat heropend wordt. De vraag of en hoe herstart kan worden, blijft evenwel een moeilijke evenwichtsoefening. Verschillende overheden hebben recent initiatieven genomen om hieraan te trachten tegemoet te komen. Wij lijsten de belangrijkste ontwikkelingen voor u op. 

1. Overheidsopdrachten van bepaalde federale aanbestedende overheden: maatregelen van 3 april 2020 

In een mededeling van 3 april 2020 overloopt de federale overheid de maatregelen voor federale overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten als onderdeel van haar federaal plan voor sociale en economische bescherming naar aanleiding van de gezondheidscrisis.

Volgens de federale overheid is het van belang dat “de opdrachten in uitvoering tijdens de crisis Covid-19 niet of zo kort mogelijk zouden worden onderbroken en zo snel mogelijk weer zouden worden heropgestart, om schade zowel in hoofde van de opdrachtnemer als in hoofde van de aanbestedende overheid te voorkomen”.

Ze bepleit daarbij soepelheid in het toestaan van termijnverlengingen. Dit is consequent met haar eerdere aankondiging om geen boetes of sancties te zullen opleggen aan opdrachtnemers van federale overheidsopdrachten, voor zover wordt aangetoond dat de vertraging of niet-uitvoering te wijten is aan COVID-19.

In dezelfde geest beveelt de federale overheid aan dat aanbesteders bij het vaststellen van gebreken uit zichzelf eerst nagaan of en in hoeverre de gebreken te wijten zijn aan de crisis COVID-19. Alvorens daadwerkelijk een proces-verbaal op stellen, zal de aanbestedende overheid best zo spoedig mogelijk contact opnemen met de opdrachtnemer om zich van het één en het ander te vergewissen. Constructief overleg plegen, draagt de federale overheid aldus terecht hoog in het vaandel. Dit is een houding die ook andere overheden en publiekrechtelijke instellingen redelijkerwijze zullen (moeten) aannemen.

Verder erkent de federale overheid het belang van een goede cash flow tijdens deze economisch precaire tijden. Federale aanbestedende overheden worden met het federaal plan van 3 april 2020 verzocht om betaling van de facturen in het kader van hun overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten te bespoedigen, d.w.z. nog vóór de reglementaire betalingstermijn van 30 dagen.  

2. Vlaamse overheidsopdrachten in de sector water- en wegenbouw: memorandum water- en wegenbouw van 6 april 2020

Het departement Mobiliteit en Openbare Weken, o.l.v. de Vlaamse minister Lydia Peeters, is in overleg met belangenverenigingen van aannemers in de sector van de wegen- en waterbouw tot een Memorandum gekomen waarin wordt overeengekomen hoe een geleidelijke heropstart van de werven kan plaatsvinden. De minister roept tevens de andere opdrachtgevers, onder meer de lokale besturen, en de nutsmaatschappen op om mee te werken aan een heropstart.

Het heropstarten van de werven is meer dan ooit maatwerk: voor iedere werf zullen er concrete afspraken ‘op maat’ worden gemaakt tussen de aanbestedende overheid en de betrokken bouwondernemingen m.b.t. de omstandigheden, het tempo en de volgorde waarin de verschillende werven opnieuw zullen worden heropgestart. Hierbij dient ook rekening te worden gehouden met de volledige keten aan onderaannemers en leveranciers.

Verder wordt in het memorandum begrip gevraagd tussen het bestuur en de bouwondernemingen dat formele contractuele procedures en administratieve formaliteiten niet altijd en overal perfect kunnen worden toegepast. 

Het beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken heeft verder specifieke steunmaatregelen uitgewerkt om ondernemingen actief in de sector te ondersteunen om onder andere liquiditeitsproblemen bij bouwondernemingen te vermijden of te beperken. Volgende ondersteuningsmaatregelen werden onder meer gelanceerd:

• Er wordt in grote mate gebruik gemaakt van tussentijdse betalingen, dit onder de vorm van maandelijkse schuldvorderingen.
• De betalingstermijnen worden strikt ingekort door een snellere verificatie en betaling van de schuldvorderingen en facturen door de overheid.
• Als gunstmaatregel wordt er afgezien van vertragingsboetes als de vertraging te wijten is aan de coronacrisis.
• Er kunnen voorschotten worden betaald aan aannemers binnen de contractuele aanneming.
• Er zal voorzien worden in een tussenkomst in de meerkost van het woon-werkverkeer door de maatregelen van social distancing.

3. Overheidsopdrachten van de Vlaamse aanbestedende overheden (entiteiten van de Vlaamse overheid): coronacrisis en overheidsopdrachten: veel gestelde vragen 

De Vlaamse overheid heeft op algemene wijze enkele vragen en antwoorden inzake de invloed van de coronacrisis op overheidsopdrachten gebundeld op haar website.

Uit de antwoorden van de Vlaamse overheid blijkt dat ze aanstuurt op overleg door aanbesteders met de opdrachtnemers, teneinde de schade voor elke contractspartij zoveel als mogelijk in te dijken. Ook suggereert zij aan alle entiteiten van de Vlaamse overheid om schuldvorderingen of facturen zo snel mogelijk te verifiëren en vervolgens zo spoedig mogelijk tot betaling over te gaan in overeenstemming met de “richtlijnen voor stipte betalingen bij overheidsopdrachten”. Ten slotte wijst de Vlaamse overheid erop dat de aanbesteder ervoor kan kiezen om de oorspronkelijke betalingsmodaliteiten te wijzigen, indien de opdrachtdocumenten voorzien in een eenmalige betaling op het einde van de opdracht of in voor een lange periode gebundelde betalingen (vb. halfjaarlijkse betaling). Zo kan ze reeds gepresteerde prestaties eerder laten facturen en betalen.

4. Overheidsopdrachten van de Waalse aanbestedende overheden: Omzendbrief Waals Gewest van 23 maart 2020 en Q&A

De realiteit waarmee veel bouwondernemingen geconfronteerd worden door de coronacrisis liet ook de Waalse Regering niet onberoerd. Met haar omzendbrief van 23 maart 2020 richt de Waalse Regering zich tot Waalse aanbestedende overheden, teneinde bouwondernemingen respijt te bieden bij de uitvoering van overheidsopdrachten in deze uitzonderlijke omstandigheden.

Voor wat betreft de uitvoering van overheidsopdrachten, wordt vooreerst aanbevolen om de uitvoeringstermijnen zo nodig aan te passen en om geen vertragingsboetes toe te passen. Voor een heropstart na een schorsingsperiode beveelt de omzendbrief aan om een overeenkomstige termijnverlenging te voorzien, desgevallend op grond van de artikelen 38/2, 38/4 en 38/5 AUR, vermeerderd met 15 kalenderdagen om de onderneming toe te laten de werf opnieuw op te starten, op voorwaarde dat de contractuele termijn niet is verstreken.

Opvallend is de aanmoediging van het Waals Gewest in een Q&A op haar website tot collaboratief handelen, zoals wanneer de aannemer de omstandigheden en bijhorende (raming van) invloed meldt op de termijn en kosten van de opdrachten met het oog op het bekomen van een herziening van de opdracht n.a.v. de coronacrisis en bijhorende overheidsmaatregelen. Het Waals Gewest adviseert aanbesteders om een ontvangstbevestiging te zenden. Meer nog, aanbesteders worden aangespoord om de opdrachtnemer om bijkomende toelichting te verzoeken wanneer in de correspondentie van de aannemer de bondige impactmelding (cf. artikel 38/15 AUR) ontbreekt.

5. Overheidsopdrachten met buitenlandse werknemers of onderaannemers uit de Europese Unie: Richtsnoeren van de Europese Commissie van 31 maart 2020 betreffende de uitoefening van het recht op vrij verkeer van werknemers tijdens de uitbraak van COVID-19 

Om de verdere verspreiding van het coronavirus in de kiem te smoren, hebben een aantal lidstaten beperkingen gesteld aan het vrij verkeer van (onder andere) werknemers. Het is goed denkbaar dat sommige bouwondernemingen hinder kunnen ondervinden wanneer zij hun werven willen heropenen en een beroep willen doen op buitenlandse onderaannemers of buitenlandse werknemers die omwille van deze beperkende maatregelen moeilijk (opnieuw) tijdig in België geraken.

Om continuïteit in de beroepsactiviteit van cruciale beroepsbeoefenaars uit een andere lidstaat te waarborgen, vaardigde de Europese Commissie op 31 maart 2020 de “Richtsnoeren betreffende de uitoefening van het recht op vrij verkeer van werknemers tijdens de uitbraak van COVID-19” uit. Personen die een cruciaal beroep uitoefenen, dienen op dezelfde wijze te worden behandeld. De lijst van ‘cruciale beroepen’ stemt niet volledig overeen met de lijst van ‘essentiële beroepen’ uit het Ministerieel Besluit van 23 maart 2020 (zoals gewijzigd bij Ministerieel Besluit van 3 april 2020) (zie ook een eerdere nieuwsbrief van ons kantoor). In de bouwsector lijken onder meer volgende ‘cruciale beroepen’ van belang: 

• Beroepsbeoefenaars op het gebied van engineering zoals ingenieurs en technici op het gebied van energie en elektrotechnici;
• Personen die werken aan kritieke of anderszins essentiële infrastructuren;
• Vakspecialisten op het gebied van wetenschap en techniek (met inbegrip van technici op het gebied van waterinstallaties).  
• Om een vlotte doorgang van cruciale beroepers mogelijk te maken die zich naar hun werkplek begeven, moeten lidstaten specifieke, lastenvrije en snelle procedures vaststellen voor grensoverschrijdingen. Gezondheidscontroles zijn toegelaten, zij het dat onderlinge afstemming met buurlanden noodzakelijk is om te voorkomen dat er aan beide kanten van de grens een gezondheidscontrole wordt uitgevoerd. 

Ook wanneer buitenlandse grensarbeiders of gedetacheerde werknemers geen ‘cruciale beroepers’ in de zin van voormelde richtsnoeren zijn, maar wel een toegelaten activiteit uitoefenen in de ontvangende lidstaat, moet een vlotte toegang tot hun werkplek worden gewaarborgd.