Corona-update: strengere controles en registratieplicht voor telewerk

Nieuwe maatregelen

Samengevat gelden er momenteel volgende maatregelen ter verstrenging:

• Samenkomsten buiten mogen niet langer met tien personen, maar moeten beperkt worden tot maximaal vier personen.

• Niet-essentiële winkels mogen enkel nog klanten ontvangen op afspraak en moeten rekening houden met een maximaal aantal aan toegelaten klanten (dit aantal is afhankelijk van de beschikbare oppervlakte met een absolute grens van 50 personen).

• Essentiële winkels (zoals voedingswinkels, apothekers, hygiëne-producten, …) mogen wel nog klanten ontvangen zonder afspraak.

• De niet-medische contactberoepen (zoals kappers, schoonheidssalons, tattoo-shops, …) moeten sluiten.

• De lessen van alle onderwijsniveaus met uitzondering van de kleuterscholen, moeten worden opgeschort tot 2 april waardoor de lessen dus pas zullen hervatten na de paasvakantie.

• Niet-essentiële reizen blijven verboden en de grenscontroles worden opgevoerd.

• Telewerk blijft verplicht, de controle erop wordt verstrengd en er zal een registratieplicht gelden.

Aandachtspunten op het vlak van telewerk

In deze nieuwsbrief gaan we in op de laatste maatregel en de nieuwe (registratie)verplichtingen op het vlak van telewerk.

Even ter herinnering: telewerk is nog steeds verplicht voor alle ondernemingen, tenzij in twee gevallen: wanneer telewerk onmogelijk is (1) hetzij omwille van de aard van de functie van de werknemer; (2) hetzij omwille van de continuïteit van de bedrijfsvoering, de activiteiten of de dienstverlening.

Wanneer u onder één van beide uitzonderingscategorieën valt en telewerk aldus niet mogelijk acht, moet u als werkgever een resem aan maatregelen nemen. Zo moet u onder andere: i) de social distancing met de befaamde anderhalve-meter-regel respecteren, ii) de passende voorschriften uit de federale en sectorgidsen naleven, iii) de werknemers een attest bezorgen waaruit de noodzaak van hun aanwezigheid blijkt en iv) een telewerk policy opstellen (zie: Vers van de pers: CAO nr. 149 regelt het Corona-telewerk). Voor meer informatie, zie ook onze eerdere nieuwsbrief in verband met de controle op het telewerk.

In het begin van het jaar kondigden de sociale inspectiediensten reeds aan dat zij het aantal controles op het verplicht telewerk zouden opdrijven en daarbij gebruik zouden maken van flitscontroles. Tijdens het laatste Overlegcomité werd opnieuw benadrukt deze controle nog verder verstrengd zou worden.

Maandelijkse RSZ aangifte voor telewerk

Om de controle te faciliteren, verplicht het Ministeriële Besluit nu alle werkgevers (en dus ook diegene waarvan het evident is dat zij niet kunnen telewerken) om een maandelijkse RSZ-aangifte te doen van:

• Het totaal aantal werknemers bij onderneming.

• Het aantal werknemers bij onderneming die een functie uitoefenen die onmogelijk via telethuiswerk kan worden volbracht

De aangifte heeft betrekking op de situatie die binnen uw onderneming geldt op de eerste werkdag van de maand en moet uiterlijk op de zesde kalenderdag van elke maand (te beginnen vanaf april) via de onlinedienst Corona Telewerk Aangifte op de RSZ portaalsite aangegeven worden. Indien uw onderneming over meerdere vestigingseenheden beschikt, dan moet u deze gegevens per vestigingseenheid vermelden.

De sociale inspectiediensten zullen deze informatie als referentiepunt kunnen gebruiken wanneer zij de naleving van het verplichte telewerk controleren. Concreet zal de aanwezigheid verantwoord moeten worden wanneer blijkt dat er toch meer mensen dan gemeld op de werkvloer aanwezig zijn.

Opmerkelijk is dat de website van de RSZ, in tegenstelling tot de duidelijke bewoordingen van de wet, bovenstaande aangifteplicht uitbreidt tot andere categorieën dan de werknemers alleen. De RSZ-website schrijft namelijk dat de aangifte ook nodig zou zijn voor de personen die op zelfstandige basis structureel aan het werk zijn (consultants, vennoten, ...). Verder moet u volgens de website bij het invullen van het aantal werknemers ook melding van eventuele uitzendkrachten en onderaannemers van een andere werkgever wanneer deze op een structureel manier voor uw onderneming zouden werken. De RSZ gaat o.i. haar boekje te buiten door de verplichtingen op deze manier contra legem zonder enige rechtsgrond uit te breiden. Het ministerieel is namelijk duidelijk en beperkt de verplichting tot “werknemers” en maakt geen gewag van het bredere “personeels”-begrip.

Los van deze kritiek, bent u er als werkgever en dit in tegenstelling tot wat eerder werd bericht, niet toe verplicht om een dagelijks register van alle telewerkers en/of fysiek aanwezig werknemers bij te houden. Desalniettemin is er vanuit de werkgeversorganisaties toch ook al heel wat kritiek op de huidige (zij het iets meer beperkte) bijkomende administratieve last gekomen.

Er is wel wat te zeggen voor deze kritiek. De Coronacrisis en het bijhorende verplichte telewerk brengen al heel wat aandachts- en (administratieve) werkpunten voor de werkgever met zich mee en deze bijkomende (en voor kritiek vatbare) maatregel maakt de zaken er helaas niet eenvoudiger op. De werkgever die het bos niet langer door de bomen ziet en de verplichtingen schendt, riskeert nochtans ernstig gesanctioneerd te worden met strafrechtelijke geldboetes van 400 tot 4.000 EUR of administratieve boetes van 200 tot 2.000 EUR, vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers.

Gelet op de aangekondigde verstrenging van controles, raden wij u dan ook aan om het telewerkbeleid binnen uw onderneming grondig onder de loep te nemen en te regulariseren waar nodig.

Bij vragen hoeft u niet te aarzelen om Sara Cockx of Kiandro Lebon te contacteren.