Bijkomende tijdelijke mogelijkheid voor aanbesteders tot toekenning van een voorschot tot twintig procent van het oorspronkelijk opdrachtbedrag bij overheidsopdrachten in werking getreden

In het Verslag aan de Koning wordt verduidelijkt dat deze bijkomende mogelijkheid voor de aanbesteders zich opdringt gezien het eerder beperkte kader van de bestaande voorschotregeling die is voorzien in artikel 67 van het K.B. AUR:

“De bestaande mogelijkheden worden aan dusdanige strenge en ingewikkelde voorwaarden gekoppeld dat in veel gevallen geen voorschot kan toegestaan worden, bijvoorbeeld omdat geen “investering” vereist is, laat staan een zeer belangrijke voorafgaande investering. Indien uitzonderlijk toch een voorschot wordt toegekend worden hieraan eveneens voorwaarden gekoppeld, waarvan de opvolging en het nazicht voor beide contractpartijen dan weer een administratieve last met zich meebrengt. In de praktijk wordt in de overgrote meerderheid van de gevallen dan ook geen voorschot toegekend door de aanbesteder, hetgeen in de huidige uitzonderlijke economische omstandigheden onwenselijk is.”

Op basis van het nieuw K.B. van 29 november 2022 kan de aanbesteder in principe een voorschot toekennen aan de opdrachtnemer van maximum twintig procent van het oorspronkelijke opdrachtbedrag inclusief B.T.W.

Wanneer de looptijd van de opdracht meer dan twaalf maanden bedraagt wordt voor de berekening van het maximumbedrag van twintig procent als referentie een bedrag genomen dat gelijk is aan twaalf keer het oorspronkelijke opdrachtbedrag inclusief B.T.W., gedeeld door de in maanden uitgedrukte looptijd van de opdracht. In het geval van een opdracht van onbepaalde duur, wordt voor de berekening van het voormelde maximumbedrag als referentie het oorspronkelijke maandelijkse opdrachtbedrag incl. B.T.W. vermenigvuldigd met twaalf genomen, tenzij wanneer de opdracht gesloten wordt tegen globale prijs.

De regeling is van toepassing op alle overheidsopdrachten op defensie- en veiligheidsgebied enerzijds en op alle overheidsopdrachten in de klassieke en speciale sectoren anderzijds, met uitzondering van deze die niet onderworpen zijn aan het beginsel van betaling voor verstrekte en aanvaarde prestatie, nl. de opdrachten van geringe waarde. Aldus geldt de tijdelijke voorschotregeling bijvoorbeeld niet voor de concessies die onder het toepassingsgebied vallen van de Wet van 17 juni 2016 betreffende de concessieovereenkomsten. Ook overheidsopdrachten waarvan de uitvoeringstermijn korter is dan twee maanden, vallen buiten het toepassingsgebied. De regeling is evenmin van toepassing op raamovereenkomsten maar wel op de afzonderlijke opdrachten die voortvloeien uit een raamovereenkomst.

• Voor de opdrachten die reeds in uitvoering waren op 19 december 2022, geldt deze nieuwe tijdelijk mogelijkheid tot toekenning van een voorschot zelfs zonder bepaling in die zin in de opdrachtdocumenten.

  De opdrachtnemer dient dan een schriftelijke, gedateerde en ondertekende aanvraag in te dienen, die alle elementen bevat die nodig zijn om de betaling te kunnen verrichten.

  Zodra het besluit tot toekenning van een voorschot is genomen, beschikt de aanbesteder over dertig kalenderdagen om het voorschot te betalen. Indien dit niet wordt nageleefd, zijn er intresten voor betalingsachterstand verschuldigd alsook de in artikel 69 van het K.B. AUR bedoelde forfaitaire vergoeding.

  De terugbetaling van het voorschot wordt verrekend met de bedragen die verschuldigd zijn aan de opdrachtnemer, volgens het ritme en de modaliteiten als voorzien in de opdrachtdocumenten. In afwezigheid van bepaling in de opdrachtdocumenten in die zin, wordt de terugbetaling van de eerste helft van het voorschot verrekend met de aan de opdrachtnemer verschuldigde sommen, wanneer de waarde van de uitgevoerde prestaties dertig procent van het oorspronkelijke opdrachtbedrag incl. B.T.W. bereikt en wordt de terugbetaling van de tweede helft van het voorschot verrekend met de aan de opdrachtnemer verschuldigde sommen wanneer de waarde van de uitgevoerde prestaties zestig procent van het oorspronkelijke opdrachtbedrag incl. B.T.W. bereikt.

  Hetzelfde geldt voor de overheidsopdrachten die voorafgaand aan 19 december 2022 werden bekendgemaakt of hadden moeten worden bekendgemaakt, alsook voor de overheidsopdrachten waarvoor, bij ontstentenis van een verplichting tot voorafgaande bekendmaking, voorafgaand aan de voormelde datum werd uitgenodigd tot het indienen van een aanvraag tot deelneming of een offerte.

• Voor de opdrachten die vanaf 19 december 2022 werden/worden bekendgemaakt, geldt deze mogelijkheid voor zover de aanbesteder dit uitdrukkelijk voorziet in de opdrachtdocumenten.

  De aanbesteder dient in de opdrachtdocumenten aan te geven of hij van deze mogelijkheid gebruik maakt. Indien de opdrachtdocumenten, in weerwil van deze verplichting, hieromtrent geen uitsluitsel verschaffen, wordt geen voorschot toegekend in uitvoering van het nieuw K.B.

  Indien de aanbesteder in de opdrachtdocumenten aangeeft dat hij wel van de bedoelde mogelijkheid gebruik maakt, is hij ertoe gehouden het voorschot, waarvan hij de hoogte bepaalt rekening houdend met het maximumbedrag van twintig procent, toe te kennen. Desgevallend voegt de opdrachtnemer alle elementen die nodig zijn om de betaling van het voorschot te kunnen verrichten, reeds bij de offerte toe.

  In dat geval begint de betaaltermijn van dertig kalenderdagen te lopen vanaf de sluiting van de opdracht voor zover de aanbesteder over alle elementen beschikt om tot uitbetaling te kunnen overgaan.

  De terugbetaling van het voorschot wordt verrekend met de bedragen die verschuldigd zijn aan de opdrachtnemer, volgens het ritme en de modaliteiten als voorzien in de opdrachtdocumenten.

  Hetzelfde geldt voor de overheidsopdrachten waarvoor, bij ontstentenis van een verplichting tot voorafgaande bekendmaking, vanaf 19 december 2022 wordt uitgenodigd tot het indienen van een aanvraag tot deelneming of een offerte.

Finaal rijst de vraag hoe aanbesteders met deze versoepelde voorschotregeling zullen omgaan naar de diverse opdrachtnemers toe. In dit kader wordt in het Verslag aan de Koning en in de aanhef van het nieuwe K.B. gewezen op het belang ervan voor de continuïteit van de openbare dienst en voor de economische orde van ons land. Ook wordt in het Verslag aan de Koning o.a. uitdrukkelijk gesteld:

• “Voor de opdrachten die reeds gelanceerd of in uitvoering zijn bij de inwerkingtreding van het koninklijk besluit, zullen administratieve overheden moeten motiveren waarom ze al dan niet ingaan op het verzoek vanwege een opdrachtnemer om een voorschot toe te kennen.”

• “De aanbesteder doet er goed aan om, voor de opdrachten die reeds gelanceerd of in uitvoering zijn bij de inwerkingtreding van het koninklijk besluit, de verzoeken om een voorschot toe te kennen zorgvuldig te analyseren en, wanneer gepast en mogelijk, hieraan gunstig gevolg te geven, desgevallend en zo nodig mits de budgettaire aanpassingen die zich aandienen, maar steeds mits naleving van de budgettaire regels die van toepassing zijn en die door het onderhavige ontwerp niet worden gewijzigd. De aanbesteder wordt zodoende aangespoord verzoeken om een voorschot toe te kennen niet systematisch en categorisch af te wijzen, gelet op de huidige uitzonderlijke situatie, maar zich begripvol op te stellen.

• “Voor de opdrachten die bij de inwerkingtreding van het koninklijk besluit nog gelanceerd moeten worden doet de aanbesteder er eveneens goed aan zorgvuldig te analyseren of het gepast is de betaling van een voorschot in de opdrachtdocumenten te voorzien. In dat geval begint de betaaltermijn van het voorschot te lopen vanaf de sluiting van de opdracht (voor zover de aanbesteder over alle elementen beschikt om tot uitbetaling te kunnen overgaan).”

Het K.B. van 29 november 2022 houdt op uitwerking te hebben op 31 december 2023, voor de overheidsopdrachten die op deze datum nog niet werden bekendgemaakt en, bij ontstentenis van een verplichting tot voorafgaande bekendmaking, voor de overheidsopdrachten waarbij op deze datum nog niet werd uitgenodigd tot het indienen van een aanvraag tot deelneming of een offerte.