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Remboursements des frais accordés aux télétravailleurs: le fisc clarifie la situation et l'ONSS suit

Droit du travail

Les employeurs peuvent accorder une indemnité forfaitaire exonérée parafiscalement à leurs télétravailleurs, à titre de compensation des frais occasionnés par ce télétravail.

17 mars 2021


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Pour clarifier la situation dans le cadre des longues périodes de (télé)travail à domicile durant la crise du coronavirus, le fisc a rédigé en juillet 2020 une circulaire fiscale (Circulaire 2020/C/100) qui autorise l'employeur dont les travailleurs effectuent régulièrement, effectivement et structurellement du télétravail (également indépendamment du télétravail Corona), à leur accorder une indemnité de télétravail forfaitaire de maximum 129,48 EUR par mois.  Ce montant est destiné à couvrir les “frais de bureau” et n'est pas soumis à l'impôt.  Le même montant avait d'ailleurs déjà aussi été admis par l'ONSS dans les instructions publiées sur le site web de l'ONSS.

Bien que cette circulaire ait eu pour ambition de créer un cadre clair pour les frais propres à l'employeur et limiter le nombre de rulings, ce fut malheureusement tout le contraire et d'importantes différences sont apparues par rapport aux conditions de l'ONSS.  Plus précisément, le remboursement ne pouvait être accordé, selon le fisc, que si le travailleur prestait au minimum 5 jours ouvrables par mois à son domicile, alors que l'ONSS acceptait en moyenne 1 jour de télétravail par semaine pour qu'il puisse être question d'un “télétravail structurel et régulier”.

Outre cette divergence avec l'ONSS, la circulaire manquait également de clarté concernant le type de frais précisément couverts par le montant forfaitaire et il n'était pas non plus possible d'effectuer une distinction au niveau du montant entre les différentes catégories de fonctions sans avoir obtenu un ruling.  L'indemnité ne pouvait pas, non plus, être combinée avec d'éventuels autres remboursements de frais de bureau que le travailleur pouvait déjà percevoir sans avoir préalablement obtenu un ruling.

La circulaire était par conséquent source d'innombrables incertitudes et laissait de nombreuses questions sans réponse.

Nouvelle Circulaire fiscale 2021/C/20 concernant les interventions de l'employeur pour le télétravail

Le 26 février 2021, la publication d'une nouvelle Circulaire 2021/C/20 qui remplace la précédente, est venue y mettre bon ordre.

Cette circulaire a, cette fois, été établie en concertation avec l'ONSS et son contenu s'inspire fortement de la manière dont l'ONSS appliquait déjà ce remboursement des frais par le passé.  Les ambigüités existantes ont ainsi été levées autant que possible. 

  • La Circulaire confirme la position de l'ONSS selon laquelle le télétravail “structurel et sur une base régulière” correspond en moyenne à une journée de travail à domicile par semaine, calculée sur une base mensuelle.  Les travailleurs qui sont absents un mois civil entier (par exemple pour cause de maladie) n'entrent pas en ligne de compte.

  • Le montant de 129,48 EUR par mois qui était déjà admis est également fondé sur le montant accepté par l'ONSS en tant que remboursement de frais dans le cadre du télétravail structurel et régulier. Si le montant accordé mensuellement est supérieur au montant maximum, le dépassement doit pouvoir être justifié à défaut de quoi la quotité de l'indemnité dépassant le montant maximum sera soumise au précompte professionnel et devra être renseignée en tant que rémunération sur la fiche n° 281.10 des travailleurs en question.

Le gouvernement a toutefois décidé d'augmenter temporairement le montant maximum pour les mois d'avril, mai et juin 2021 et de le porter de 129,48 EUR à 144,31 EUR par mois, étant donné que ce montant correspondrait davantage aux frais réellement déboursés.  Ce montant est appliqué par le fisc et par l'ONSS.

  • L'employeur est dorénavant également autorisé à effectuer une distinction entre les différentes catégories de personnel en ce qui concerne l'importance de l'indemnité, sans qu'une telle différenciation nécessite l'obtention d'un ruling. Toutefois, à défaut de justification suffisante de la différence de traitement ou en cas de constat de la ‘création’ d'une catégorie de personnel dans le seul but d'accorder une indemnité plus élevée à tel ou tel travailleur, l'indemnité forfaitaire des frais pourra malgré tout être qualifiée de rémunération imposable.

  • Les frais qui sont couverts par le montant forfaitaire sont dorénavant également spécifiés avec précision. L'indemnité couvre notamment les “frais de  bureau” suivants (énumération non exhaustive):

    • l'usage d'un espace de bureau dans le logement du travailleur (y compris la location et les amortissements éventuels de l'espace);

    • les fournitures informatiques et d'impression (ne sont pas visés ici l'imprimante et l'ordinateur eux-mêmes mais, par exemple, le papier, une clé USB, un tapis de souris, l'encre,…);

    • les fournitures de bureau (dossiers, blocs de cours, stylos à bille, …);

    • les fournitures de base telles que l'eau, l'électricité et le chauffage;

    • l'entretien;

    • l'assurance;

    • le précompte immobilier;

    • le café, l'eau, les rafraîchissements.

  • Les frais suivants ne sont en revanche pas couverts par le montant forfaitaire (énumération exhaustive):

    • chaise de bureau, table de bureau, armoire de bureau et lampe de bureau fonctionnelle;

    • un deuxième écran d'ordinateur;

    • imprimante/scanner;

    • clavier, souris, souris de pied, pavé tactile (trackpad) ou boule de commande (trackball);

    • casque téléphonique;

    • appareillage spécifique dont les personnes ayant un handicap ont besoin pour pouvoir travailler aisément avec un ordonnateur.

Le fisc accepte que ces derniers frais puissent malgré tout être remboursés en plus de l'indemnité pour frais de bureau, à condition que (1) ces frais soient étayés par des justificatifs probants et (2) qu'ils présentent un lien avec des investissements qui sont nécessaires à l'exercice normal de l'activité professionnelle à domicile.  L'employeur est tenu de pouvoir fournir les justificatifs.

Les remboursements uniques doivent en outre rester raisonnables.  C'est ainsi qu'un remboursement annuel du coût total de l'achat d'une chaise de bureau ne sera pas accepté par le fisc, qui tiendra compte de la durée d'utilisation normale de cette chaise de bureau.  Le fisc reprend un tableau d'amortissement concernant la “durée d'utilisation normale” d'une:

  • chaise de bureau, table de bureau, armoire de bureau: 10 ans;

  • lampe de bureau: 5 ans;

  • deuxième écran d'ordinateur, imprimante/scanner et autres périphériques: 3 ans.

Ce matériel peut également être mis à disposition (et donc ne pas avoir à être remboursé) sans aucune incidence sur le montant du remboursement forfaitaire des frais.  Toutefois, la mise à disposition d'équipements qui dépasse de manière déraisonnable les besoins du télétravail (par exemple une lampe de bureau ou un siège design hors de prix), donnera lieu à un avantage de toute nature imposable.  Il y a lieu de tenir compte ici de ce que l'employeur met à disposition dans des circonstances normales sur le lieu de travail.

  • En plus de l'indemnité forfaitaire pour les frais de bureau de 129,48 EUR par mois, l'employeur peut encore accorder les indemnités forfaitaires supplémentaires suivantes:

  • une indemnité de maximum 20,00 EUR par mois pour l'usage professionnel d'une connexion et d'un abonnement Internet privés, et

  • une indemnité de maximum 20,00 EUR par mois pour l'usage professionnel de l'ordinateur privé et des périphériques, ou

    • si l'employeur met un ordinateur à disposition et que le travailleur utilise son propre équipement périphérique, l'indemnité sera de maximum 5,00 EUR par mois durant 3 ans par appareil (deuxième écran d'ordinateur, imprimante/scanner sans ordinateur privé) utilisé à des fins professionnelles (soit au total un max. 10,00 EUR par mois).

Si les montants accordés par mois sont supérieurs à ces montants forfaitaires et qu'aucun justificatif n'est apporté à l'appui de l'importance du montant, la partie de l'indemnité dépassant le montant forfaitaire sera soumise au précompte professionnel.

***

La nouvelle circulaire est entrée en vigueur le 1er mars 2021, mais ne porte pas atteinte aux rulings qui sont en vigueur à sa date d'entrée en vigueur.  Le fisc tiendra toutefois compte des principes qui y sont repris pour les situations de télétravail qui se sont produites à partir du 1er janvier 2020.

Dans l'intervalle, l'ONSS a également confirmé vouloir suivre entièrement cette circulaire en ce qui concerne la qualification de mise à disposition de matériel et de remboursements dans le cadre des frais liés au télétravail.

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