Liste de contrôle pour votre tranquillité d'esprit - avez-vous tout coché pour le 1er janvier 2020 ?

Le 1^er janvier, de nombreuses règles changent traditionnellement. Cette année, ce sera peut-être encore plus le cas que d’habitude. Le 1er janvier 2020, les dispositions obligatoires du nouveau Code des sociétés et des associations (CSA) s'appliqueront automatiquement à votre entreprise et la « politique de tolérance » de l'administration pour les UBO non enregistrés prendra fin.

Afin d'éviter un réveil brusque dans la nouvelle année, nous avons énuméré les cinq points d'attention les plus urgents pour vous :

• La nouvelle forme juridique de votre entreprise est-elle correctement mentionnée partout ? A partir du 1er janvier 2020, nous ne parlerons plus de SPRL, mais de SRL. D'autres types d'entreprises prendront également un nouveau nom et une nouvelle abréviation sous le CSA (comme le SC). Toute mention de la forme juridique de l'entreprise (et il peut y en avoir beaucoup - pensez au papier à lettres, aux factures, devis, conditions générales, boîtes aux lettres, cartes de visite, mentions sur les sites Web et les voitures de société, signatures électroniques,...) devra être adaptée en conséquence à compter du 1er janvier 2020.

• Prêt pour le monde sans capital ? Le capital de la SRL et de la SC disparaît du bilan et se retrouve dans un " compte de capitaux propres statutairement indisponibles". Le capital qui n'a pas encore été entièrement libéré, mais qui a déjà été promis, deviendra des "apports non appelés".  Dans certains cas, il peut être utile de libérer le capital de votre entreprise avant le 1er janvier 2020. En avez-vous déjà convenu avec votre comptable ou votre comptable ?

• Avez-vous encore un versement simple à effectuer ? A partir du 1er janvier 2020, les versements (pour la SRL et la SC) seront soumises à de nouvelles règles, qui comprendront non seulement un test de l'actif net mais aussi un test de liquidité. Plus qu'avec l'ancienne loi, il sera nécessaire de procéder à un exercice d'équilibrage et de mettre cet exercice sur papier afin d'éviter la responsabilité des administrateurs. Le terme "versement" doit être entendu au sens large (exemples : dividende, bonus, aide financière, achat d'actions propres, etc.)

• L'organe de gestion a-t-il été adapté aux nouvelles règles ?  A partir du 1er janvier 2020, chaque personne physique ne peut siéger dans un organe de direction qu'à un seul titre. Pour ceux qui sont administrateurs à la fois en tant que personnes physiques et en tant que représentants permanents d'une personne morale, nous recommandons qu'ils démissionnent de l'une de ces fonctions avant le 1er janvier 2020. En outre, les représentants permanents doivent désormais être également des personnes physiques (une personne morale en tant que représentant/ intermédiaire permanent n'est pas autorisée). A partir du 1er janvier 2020, il est donc conseillé à chaque personne morale – administrateur de désigner directement une personne physique comme son représentant.

• L’enregistrement au registre UBO  a-t-elle eu lieu ? Les administrateurs d'une personne morale belge doivent s'assurer que la personne physique qui est le bénéficiaire effectif ou "UBO" de la personne morale est inscrite dans le registre électronique du SPF Finances. C'est le cas depuis un certain temps, mais la politique de tolérance de l'administration à l'égard des UBO non enregistrés expire le 31 décembre 2019. En cas de non-respect de cette obligation, des amendes administratives et même pénales pouvant aller jusqu'à 50 000 euros peuvent être infligées.                                

Ce qui précède devrait vous permettre de vous asseoir à la table des fêtes l'esprit tranquille, mais ce n'est bien sûr qu'une sélection limitée des changements à venir. Selon le CSA , à partir du 1er janvier 2020, le registre des actionnaires doit contenir des informations supplémentaires, telles que les restrictions statutaires de transfert. Comme les livres d'actionnaires traditionnels n'ont pas encore été adaptés à cela, ce point semble pouvoir attendre la fin de la dinde.

En tout cas, 2020 se présente comme une année particulièrement passionnante !

Vous pouvez trouver plus d'informations sur le CSA ici et ici. De plus amples informations sur le UBO sont disponibles ici.