Le coronavirus UPDATE 28 avril : dispositions pour les assemblées annuelles

Consultez notre page "assistance COVID-19" ou contactez Gwen Bevers (chef de cellule Droit des entreprises), Joost van Riel et Dario Dechièvre (auteurs).

Dans un précédent bulletin d’information, nous avons déjà traité du sort des assemblées générales annuelles pendant le confinement dû au COVID19. Comme annoncé, le gouvernement a pris des mesures le 9 avril 2020 pour faciliter les nombreuses assemblées générales (annuelles, extraordinaires et spéciales) durant cette période. Ces principes sont particulièrement pertinents si les résolutions unanimes des actionnaires ne sont pas possibles (pour en savoir plus, cliquez ici) (par exemple, parce que les actionnaires ne sont pas d'accord ou parce qu'il y a simplement trop d'actionnaires). Des mesures ont également été prévues pour les réunions des organes d’administration pendant cette période.

Actionnaires

Les nouvelles mesures confèrent une responsabilité importante à l'organe d’administration de l'entreprise. Il y est décidé si l'assemblée générale aura lieu et comment elle se déroulera dans le respect des mesures liées au COVID19. À cette fin, l'organe d’administration se voit attribuer deux outils dans l'arrêté royal. Même si les statuts de la société lui imposent des restrictions :

• Il est possible d’avoir un vote écrit basé sur les formulaires de vote de l'organe d’administration (conformément à l'article 7:146 CSA, mais sans autorisation statutaire)
• L'organe d’administration peut demander aux actionnaires de donner une procuration à une personne désignée pour voter à l'assemblée générale (sans que cela soit une demande de procuration au sens de l'article 7:145 CSA). Les pouvoirs que l'organe d’administration tire de l'arrêté royal ne se cantonnent pas à l’aspect "logistique" de l’assemblée. Les droits des actionnaires pendant l'assemblée peuvent également être limités :
• Le droit d'être présent à l'assemblée générale peut être totalement exclu. Si le respect de toutes les mesures liées au COVID19 pertinentes ne peut être garanti, l'organe d’administration peut interdire toute présence physique à la réunion (à l'exception du mandataire désigné par l'organe d’administration lui-même). 
• L'organe d’administration peut toujours organiser une délibération en direct grâce à des "moyens de communication électroniques" (au sens de l'article 5:89, 6:75 ou 7:137 CSA et même sans base dans les statuts). Toutefois, cela suppose que l'organe d’administration puisse être sûr que tous les actionnaires (et seulement les actionnaires) peuvent se connecter et participer.
• Le droit de poser des questions qui est normalement exercé pendant l’assemblée peut être réduit  à une procédure purement écrite. Ce faisant, l'organe d’administration peut même exiger que toutes les questions soient soumises au moins quatre jours avant l’assemblée. Les réponses à ces questions sont données par écrit ou oralement (par exemple par téléconférence ou vidéoconférence) au plus tard le jour de l’assemblée mais avant le vote.
• Outre ce droit adapté de poser des questions, la présence des administrateurs et du commissaire n'est pas nécessaire. Ils peuvent également remplir leurs obligations lors de l’assemblée par conférence téléphonique ou par d'autres moyens de télécommunication.
• Même pour les assemblées générales qui ont déjà été convoquées, l'organe d’administration peut toujours invoquer les nouvelles règles. Sauf dans le cas d'une société cotée en bourse, il suffit de notifier aux actionnaires la nouvelle méthode de travail "dans la mesure du possible". Dans des circonstances normales, cela suppose une nouvelle convocation de l’assemblée.

Comme plan B, l'arrêté royal offre la possibilité de reporter les assemblées générales. L'organe d’administration peut en décider unilatéralement (et n'est pas limité à un report de trois semaines comme le prévoit l'article 7:150 CSA, par exemple). Dans ce cas, il s'agit d'une nouvelle assemblée à la suite de laquelle toutes les formalités doivent à nouveau être respectées. Toutefois, en pratique, ce report est déconseillé. L’assemblée annuelle risque alors de coïncider avec une période de vacances complète et les dispositions résumées ci-dessus ne seront (espérons-le) plus applicables.

Si le conseil d'administration devait opter pour ce report, la société bénéficierait d'un report de dix semaines par rapport aux délais pertinents pour l'approbation et le dépôt des comptes annuels et des documents connexes. L'assemblée générale peut ainsi être reportée jusqu'à dix semaines au maximum après sa date statutaire finale (c'est-à-dire six mois après la fin de l'exercice de la société).

Administration

Les organes d’administration qui n'ont pas (encore) convoqué d'assemblée générale et qui, par exemple, doivent encore adopter un projet de comptes annuels ou prendre une autre décision, peuvent également compter sur une certaine clémence dans l'arrêté royal. Comme nous l'avons déjà indiqué dans notre précédent bulletin d'information, la convocation d’assemblées à distance ou la prise de décisions à l'unanimité des dirigeants est souvent une solution, même dans des circonstances normales. 

Au niveau du conseil d'administration, les principaux obstacles sont souvent les (anciennes) dispositions légales qui limitent strictement les délibérations écrites, ou soumettent ces délibérations à des conditions strictes lorsqu’elles se tiennent par téléphone ou par vidéoconférence. L'arrêté royal supprime également ces obstacles statutaires en confirmant la possibilité d'un "consentement unanime de l'ensemble des membres, exprimé par écrit " et d'une réunion "tenue au moyen de techniques de télécommunication permettant une délibération collective, telles que les conférences téléphoniques ou vidéo", nonobstant ces restrictions statutaires.

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Attention : suite à la dernière prolongation de l’Arrêté royal du 28 avril 2020, cette disposition ne s’applique qu’aux assemblées qui devaient être convoquées entre le 1er mars et le 30 juin 2020. Elle peut donc également être utilisée si l’assemblée même n’a lieu qu’après le 30 juin.