Coronavirus - Update 28.04.2020: facilities for annual meetings

Coronavirus - Update 28.04.2020: facilities for annual meetings

For more information you can contact Gwen Bevers (head of the department Business Law), Joost van Riel or Dario Dechièvre (authors).

Coronavirus - Update 28.04.2020: faciliteiten voor jaarvergaderingen

Raadpleeg onze "COVID-19 bijstand" of contacteer Gwen Bevers (celhoofd ondernemingsrecht), Joost van Riel en Dario Dechièvre (auteurs).

In een vorige nieuwsbrief hadden we het al over het lot van de jaarlijkse algemene vergaderingen tijdens de COVID19-lockdown. Zoals toen aangekondigd, heeft de regering op 9 april 2020 maatregelen genomen om de vele (jaarlijkse, buitengewone en bijzondere) algemene vergaderingen in deze periode te faciliteren. De maatregelen zijn vooral relevant als eenparige aandeelhoudersbesluiten (lees daarover hier meer) geen optie zijn (bijvoorbeeld omdat aandeelhouders het onderling oneens zijn, of omdat er gewoon te veel aandeelhouders zijn). Ook werden er maatregelen voorzien voor de vergaderingen van bestuursorganen in deze periode.

Aandeelhouders

De nieuwe maatregelen leggen een belangrijke verantwoordelijkheid bij het bestuursorgaan van de vennootschap. Daar wordt beslist of de algemene vergadering doorgaat en hoe dat dan gebeurt met inachtneming van de COVID19-maatregelen. Het bestuursorgaan krijgt daarvoor twee tools in het Koninklijk Besluit. Zelfs als de statuten van de vennootschap daar beperkingen aan stellen:

  • kan er worden gewerkt met een schriftelijke stemming op basis van stemformulieren van het bestuursorgaan (in lijn met artikel 7:146 WVV, maar zonder statutaire machtiging); en
  • kan het bestuursorgaan aandeelhouders volmachten laten verlenen aan één aangeduide persoon om hun stem uit te brengen op de algemene vergadering (zonder dat het gaat om een verzoek tot verlening van volmachten in de zin van artikel 7:145 WVV).

De bevoegdheden die het bestuursorgaan ontleent aan het Koninklijk Besluit, beperken zich niet tot de "logistiek" van de vergadering. Ook de rechten van de aandeelhouders tijdens de vergadering kunnen worden beperkt:

  • Het recht om aanwezig te zijn op de algemene vergadering kan volledig worden uitgesloten. Als de naleving van alle relevante COVID19-maatregelen niet gegarandeerd kan worden, kan het bestuursorgaan elke fysieke aanwezigheid op de vergadering verbieden (tenzij voor de volmachtdrager die het bestuursorgaan zelf heeft aangesteld). 
  • Het bestuursorgaan kan nog steeds een live beraadslaging organiseren via "elektronische communicatiemiddelen" (in de zin van artikel 5:89, 6:75, of 7:137 WVV en zelfs zonder statutaire grondslag). Dat veronderstelt echter dat het bestuursorgaan zeker kan zijn dat alle aandeelhouders (en alleen de aandeelhouders) kunnen inloggen en deelnemen.
  • Het vraagrecht dat normaal tijdens de vergadering wordt uitgeoefend, kan worden herleid naar een zuiver schriftelijke procedure. Daarbij kan het bestuursorgaan zelfs eisen dat alle vragen minstens vier dagen voor de vergadering worden overgemaakt. Antwoorden op die vragen worden schriftelijk of mondeling gegeven (bijvoorbeeld via tele- of videoconferentie) ten laatste op de dag van de vergadering maar voorafgaand aan de stemming.
  • Samenhangend met dit gemoduleerde vraagrecht, is ook de aanwezigheid van bestuurders en commissaris geen noodzaak. Zij kunnen hun verplichtingen op de vergadering ook via conference call of andere telecommunicatiemiddelen vervullen.
  • Ook voor algemene vergaderingen die al zijn opgeroepen, kan het bestuursorgaan de nieuwe spelregels nog inroepen. Tenzij het gaat om een genoteerde vennootschap, volstaat het de nieuwe werkwijze "in de mate van het mogelijke" aan de aandeelhouders te melden. Onder normale omstandigheden veronderstelt dat een nieuwe bijeenroeping van de vergadering.

Als plan B biedt het Koninklijk Besluit de mogelijkheid om algemene vergaderingen uit te stellen. Het bestuursorgaan kan daar eenzijdig over beslissen (en is niet beperkt tot een uitstel met drie weken zoals bijvoorbeeld voorzien in artikel 7:150 WVV). In dat geval gaat het om een nieuwe vergadering, naar aanleiding waarvan alle formaliteiten opnieuw moeten worden nageleefd. Dit uitstel valt ook praktisch echter af te raden. De jaarvergadering dreigt dan namelijk in volle vakantieperiode te vallen en de hierboven samengevatte faciliteiten zijn dan (hopelijk) niet meer van toepassing.

Als het bestuursorgaan toch voor dit uitstel zou kiezen, krijgt de vennootschap een uitstel met tien weken op de relevante termijnen voor de goedkeuring en neerlegging van de jaarrekening en de daarmee verwante stukken. De algemene vergadering kan aldus tot maximum tien weken na haar uiterste wettelijke datum worden uitgesteld (zijnde zes maanden na het afsluiten van het boekjaar van de vennootschap).

Bestuur

Ook bestuursorganen die (nog) geen algemene vergadering hebben samengeroepen en bijvoorbeeld nog een ontwerp van jaarrekening moeten vaststellen of een andere beslissing moeten nemen, kunnen rekenen op een zekere clementie in het Koninklijk Besluit. Zoals al aangegeven in onze eerdere nieuwsbrief, is vergaderen op afstand of beslissen op basis van eenparige bestuursbesluiten daar ook onder normale omstandigheden vaak een oplossing. 

Op bestuursniveau zijn de voornaamste hindernissen vaak (oude) statutaire bepalingen die een schriftelijke beraadslaging strikt beperken, of die beraadslaging via telefoon- of videoconferentie aan strikte voorwaarden onderwierpen. Ook die statutaire obstakels neemt het Koninklijk Besluit weg. Daarin wordt de mogelijkheid van een "eenparig besluit met schriftelijke weergave" en van een vergadering "door middel van elk telecommunicatiemiddel dat een gezamenlijke beraadslaging toelaat, zoals telefonische- of videoconferenties" bevestigd, niettegenstaande dergelijke statutaire beperkingen.

***

Let op: Na de laatste verlenging door het Koninklijk besluit van 28 april 2020, is deze regeling uitsluitend van toepassing op vergaderingen die tussen 1 maart en 30 juni 2020 moe(s)ten worden samengeroepen. Ook wanneer de vergadering zelf pas na 30 juni zou plaatsvinden, kan er dus gebruik van worden gemaakt.